dPackには商品マスタと材料マスタがありますが、どのように使い分けますか?

dPackでは、経理処理で売上と仕入を区別して処理できるように、

売上で使用する品目を「商品」

仕入で使用する品目を「材料」

という名称で、区別して管理することができるようにしています。これは日本のほとんどの企業が、経理処理において三分法で処理しているため、その商習慣に沿って設計しています。

この設計によって、セット商品などの組み合わせ商品とバラ商品の在庫管理が実現できています。(セット商品の登録と在庫管理についてはこちらをご覧ください)

それでは、まず売上で使用する「商品」について説明します。

(1)商品マスタ 〜売上のために使う

メニューから「マスタ管理」>「商品関係」を選択すると、商品マスタに関係するメニューが表示されます。この画面にある「商品一覧」メニューが商品マスタの入り口で、その主な機能は次のとおりです。

  • 売上数や金額を集計することができる
  • POSと自動連携することができる
  • 販売単価(売価)を持たせることができる
  • 部門などで集計することができる

このように、POSとの連動や売上分析に使用するのが「商品」です。

商品一覧メニューを押し、次の画面で検索ボタンを押すと、次のように「商品マスタ一覧」が表示されます。

この画面では、POSから自動連携された商品が一覧表示されています。

例えば、この画面の「PLUコード」は、POSで登録されたJANコード(POSでは「商品コード」と呼んでいます)が自動連携されて表示されています。

ここでPOSの画面を見てみましょう。

POSで登録された情報とまったく同じ内容が、dPackの商品マスタに自動連携されています。

つまり、dPackの商品マスタは、

売上に関する集計をしたり分析するのに使用する=商品マスタ

と、覚えてください。

POSと自動連携している場合には、dPackの商品マスタは、ほとんど変更することがありません。POSでしっかりと正しいデータが登録されていれば、dPackではそのまま流用することができます。

(2)材料マスタ 〜仕入のために使う

メニューから「マスタ管理」>「材料関係」を選択すると、材料マスタに関係するメニューが表示されます。この画面にある「材料一覧」メニューが材料マスタの入り口で、その主な機能は次のとおりです。

  • 在庫を管理することができる
  • 仕入先に発注することができる(dPack Businessの機能になります)
  • 仕入単価を持たせることができる
  • 最終仕入原価法または月次総平均法で棚卸資産評価額を計算することができる

このように、仕入先との取引や在庫の管理に使用するのが「材料マスタ」になります。

材料一覧メニューを押し、次の画面で検索ボタンを押すと、次のように「材料マスタ一覧」が表示されます。

この画面では、発注にも使用する仕入単価や在庫数量を数えたときの計測単位(個やグラムなど)が表示されています。

つまり、dPackの材料マスタは、

発注仕入や在庫に関する集計や資産評価に使用する=材料マスタ

と、覚えてください。

(3)自動連携 〜面倒なマスタメンテから解放されるために

ところで、この画面例では、ほとんど商品と同じ品目が、表示されていますよね?これは、売上で使用する「商品」と、仕入で使用する「材料」がほとんど同じだからです。

その状態を、「商品と材料が1対1の関係にある」と呼んでいます。

これは小売店でよく見られるケースですが、それでも、仕入先への発注品名と売上でレシートに表示される品名を異なったものにしたいという場合もあるでしょう。そういう使い方に対応するために、商品マスタと材料マスタに区別しています。

ところが、その状態だと「商品マスタはPOSと自動連携だけれど、材料マスタは手入力で登録」することになり、とても手間がかかりますよね。ですので、

自動連携は商品マスタだけでなく、材料マスタにも自動連携できる

この機能は、dPackの初期設定で、お客様の希望により当社がシステム設定します。

小売店では、ほとんどの商品が材料と1対1の関係にあるので、この設定をあらかじめ行うことで材料マスタの登録メンテナンスからも解放されることになります。

商品と材料の関係が1対2以上の関係になる場合を「セット品」や「加工品」として管理したい場合は、こちらをご覧ください。

発注入力しなくても納品を仕入入力できますか?

dPack Businessでは購買管理オプションが標準装備されていますので、発注納品の業務をシステム処理することができます。

ところが、発注入力を行わないケースもよくあります。例えば、発注は仕入先が用意しているオンライン発注システムを使用している場合などです。

それ以外にも、電話で発注していたのを入力し忘れていて、納期になって突然、品物が届いたということもあるでしょう。それをわざわざ発注から入力するのは面倒ですね。

dPackでは、そんな場合でも納品処理から仕入入力を開始することができます。

まずその作業手順を動画でご紹介します。

ここからは、その作業手順を画面ごとに解説していきます。

(1)仕入先の選択

dPackでは、店舗ごとに仕入先を事前に登録しておき、「この店舗ではどこの仕入先から仕入できる権限があるのか」を制限して、入力間違いの防止や、仕入先を一覧から選択するだけという利便性を追求しています。

この画面では、従業員「D.モーガン」さんがログインし、その勤務店舗である「阿倍野店」の仕事をしています。

仕入先には、「仕入先Zから大国産業」まで7社が登録されています。この7社が阿倍野店で仕入計上することのできる仕入先という設定をしています。

ここで、大国産業から品物が届いたとしましょう。納品入力のために、赤い枠の部分をクリックします。

大国産業で取り扱っている仕入品が一覧表示されます。

(2)納品伝票の入力

実際に到着した品物が、納品伝票に4行で以下のように記載されていたとしましょう。

行番商品名納品数
1行目ちくわ3個
2行目玉子6パック
3行目キムチ5パック
4行目カレー粉5袋

dPackの画面では、この1行目から順にチェックマークをつけていくことができます。(もし発注から入力していれば、この作業は必要ありません)

ここで、次へボタンを押すことで、伝票入力画面に進みます。

納品伝票に記載されている伝票番号などを入力し、納品数を入力します。

タッチパネルで入力するときには、画面のようにテンキーが表示されますので、iPadなどを使えば、店頭や倉庫などの検品現場での入力が可能です。

これで保存ボタンを押すと、伝票入力は完了です。在庫にも反映しています。

納品一覧をみると、納品済みのところにいま入力した金額(税抜)が反映されています。

(3)単価変更したい場合や金額入力する場合

この画面では、納品単価が自動的に表示されていますが、この単価を修正上書きする運用をしたい場合は、材料マスタで上書き可能の設定(単価変更可)を行うことができます。単価ではなく納品金額をそのまま入力する設定(金額入力可)にすることも可能です。

(4)納品数量の単位と在庫管理単位が異なる場合

納品数量と社内在庫管理の単位が異なる場合は、仕入先ごとにその設定ができます。

例えば、牛肉のようにパックで発注や納品を入力するものの、在庫管理はグラムで計測している場合に、次のように設定します。

この設定例では、発注と納品の両方で「パック」での入力ができることと、1パックの納品があったときに、在庫管理では入庫2000グラムで入庫するように設定されています。

こ画面は、材料マスタの上部にあるタブ「取扱業者」を選択してメンテナンスすることができます。

(5)バーコードラベルを発行する場合

各種商品(=材料)には、仕入先からJANコードがついていないものがあります。在庫管理のために店頭商品にはバーコードを貼りたい場合に、インストアコードをつける場合もあります。

そのときに、仕入先から品物が届いて入庫する前にそのバーコードシールを貼っておきたいので、この納品作業をしたときにバーコードシールを発行することができます。

いま、先ほどの仕入品のうち「玉子」と「キムチ」をバーコードシールの発行する設定をしてみました。

こうすることで、納品入力画面を表示したときに、自動的に「ラベル発行」のチェックが入るようになります。

この納品伝票にはバーコードシールを発行する商品が含まれてますよというお知らせでもあります。

この画面から納品登録すると、次の画面で表示されるバーコード発行を押します。ラベルシートの種類は過去に使用したものを再表示しています。発行枚数も自動的に納品数量になっていますので、そのまま発行ボタンを押すだけです。

この画面では、ラベルシートの途中まで使用したものでも、途中から印刷できるように、印刷開始位置を指定することができます。

次の画面からEXCELでバーコードを出力したファイルをダウンロードできます。

仕入先から入荷する前に先にバーコードシールを準備しておきたい場合には、発注入力から行うことで、これと同様に入荷予定からバーコードを発行することが可能です。

バーコードラベルの印刷開始位置を「2段4列」と指定した場合は以下の通りです。

POSの商品登録の途中で保留して次のお客様の商品登録をできますか?

はい、可能です。

お会計で商品登録をしている途中に「ちょっと待って」とおっしゃって買い忘れた商品を取りに行かれる方がおられたときに、登録した途中までの状態を保留して別保存しておき、次のお客様のお会計手続きに進むことができます。

NECモバイルPOSでは、商品登録の画面上に「保留」というボタンがありますので、それをタッチするとそこまで登録していた状態を別画面に一時保存することが可能です。

保存できるのは1件だけですので、そのお客様が戻ってこられたら、「保留あり」をタッチして画面に再表示してお会計まで済ませることが可能です。

棚卸を置き場ごとに分けて行うことができますか?

店頭や倉庫などの棚卸作業は、複数の担当者で行うことがほとんどです。できるだけ棚卸作業には時間をかけずに、店舗の営業時間を確保したいというのがどのお客様からもよくお聞きします。

dPackでは、棚卸作業を在庫区分あるいは置き場の登録によって分けられた棚卸原票を事前に準備して、複数担当者で並行して棚卸カウント作業を行うことができます。

(1)在庫区分の登録

POSに登録された部門が、そのまま在庫区分として使用される場合には、当社の環境設定にて自動的に在庫区分が登録されるように設定します。その使い方についてはこちらをご覧ください。

この方法を使用される場合は、本稼働前に営業担当にお伝えいただくか、本稼働後ではサポートにご連絡いただければ途中から変更することも可能です。

ここから以下は、置き場の登録を使用する場合の棚卸方法を説明します。

(2)置き場の登録

POS部門や在庫区分を使用しない場合には、置き場を使用することができます。置き場の特徴は同一商品(=材料)を複数の置き場に保管している場合に、それぞれの置き場ごとに棚卸するために使用します。

まず初めに、置き場の登録です。置き場は店舗ごとに異なるため、店舗マスタのロケーションから登録します。この画面上ではすでに3つの置き場が登録されている状態です。

この「3件」をクリックすると、すでに登録されている置き場が照会できます。(将来的な機能追加でロケーション管理を想定しているため、項目名称を「ロケーション」としています)

この置き場の「薬品棚」に置かれている商品(=材料)を登録することができます。この例では12件の商品が事前に登録されています。

(3)棚卸のカウント作業

棚卸作業は、すべての商品(=材料)を行う必要はありません。置き場ごとに分けて循環棚卸することも可能です。(棚卸入力がされた品目だけが実地棚卸数として置き換えられます)

ですので、棚卸をする日は毎日でも週ごとでも、任意の日付で行うことができます。

ここでは、3月31日を指定して棚卸作業を開始します。

棚卸の計画を追加することで、棚卸作業一覧の最上段に、3月31日付け棚卸計画が登録されます。作成数の欄に4と表示されているのは、この店舗の取り扱い品目を自動的に棚卸原票として一覧表にして発行したことを表しています。

ここで、棚卸日をクリックすると、まず置き場別になっている状態が表示されます。

ここで、薬品棚の棚卸入力画面を開いて入力します。

この画面の右端にある「済」となっている品目だけが棚卸数量として反映されるので、このまま棚卸確定をしても、棚卸をしていない「未」とされている品目の帳簿在庫が置き換わることはありません。

また、この画面でダウンロードをすることで棚卸原票のEXCELかPDFのどちらかをダウンロードすることが可能です。

また、EXCELダウンロードしたときには、EXCELファイルに棚卸数量を入力してアップロードで入力に替えることもできます。(下記の例は、ひとつ前の画面ですべての置き場の品目をダウンロードした例です。)

このように、dPackでは棚卸作業を徹底的に効率化するよう機能追加することを常に目指していますので、これからも進化させてまいります。