dPack EDIの発注から納品までの画面操作について

dPack Businessをお使いのお客様は、仕入先とのデータによる発注仕入の機能「dPack EDI」を有償オプションでご利用いただくことができます。

dPack EDIには、発注仕入データファイルを交換するFTP DEIと、仕入先がインターネットを通じてブラウザから受注データを取得するWeb EDIの2通りが選択できます。

ここでは、仕入先がインターネットブラウザで受注、ピッキング、出荷まで行う操作方法を説明します。

設例:

(発注側=dPack Businessユーザー)
DMCデモ株式会社 阿倍野店

(受注側=dPack EDIユーザー)
えびすや

(1)店舗からの発注

店舗から、発注権限のあるユーザーがログインして、仕入先を選んで発注します。

仕入先にはあらかじめ発注可能な品目(その仕入先の取扱品目)が登録されているので、その中から選んで発注数量を入力するだけです。

(2)仕入先の受注から出荷作業

仕入先の「えびすや」では、dPack EDIの画面から受注内容を照会することができます。その画面からCSVデータをダンロードして、自社の倉庫管理システムへ出荷指示データとして取り込むことができます。

倉庫管理システムがなくても、倉庫の在庫置き場所別にピッキングリストを印刷することができるので、簡易的な出庫管理が可能です。

ここで、材料名「昆布だし」が店舗から4袋の発注があったにもかかわらず、倉庫に残り3袋しかなかったため、その旨を店舗に相談して、とりあえず2袋だけ納品して欲しいと合意したとします。

ですので、発注金額と出荷金額が異なることになりました。

(3)店舗の納品処理

EDIによって、店舗と仕入先はデータでつながっています。仕入先から出荷された情報はすぐに店舗でそのまま納品処理できます。(実際には運送会社が運んでいる間は納品待ち状態です)

店舗の納品担当者がログインすると、過去に発注した情報と、仕入先から納品される入荷予定の情報が一覧できるようになっています。

納品担当者は、実際に到着した品目を納品伝票で検品して、納品したことを画面上でデータ確定させるだけで、納品と仕入の作業が完了します。

これで店舗側の納品処理は完了し、在庫に入庫計上されます。

仕入先に発注する品目(材料)はどのように登録しますか?

dPackでは、仕入先(=発注先)に発注することができる品目(材料)を、仕入先ごとに設定することで、間違って発注しないようにする機能が採用されています。例えば「鉛筆A」という品目を「仕入先X」と「仕入先Y」の両方に仕入品目として設定(関連付け)することができます。

まず初めに、発注業務を行う前に、仕入先との関連付け「取扱材料」登録を行う必要があります。

また、店舗にも発注権限を持たせる場合や納品間違いを防止するため、「取引店舗」の登録も必要です。

ここでは、仕入先と材料の関係を説明します。

(1)POSと商品マスタと材料マスタが自動連携している場合

小売店のお客様ではPOSとdPack商品マスタとdPack材料マスタが自動連携する設定を希望され、当社がその環境設定を行なっています。ですので、材料マスタまでは自動的に登録されていますから、ここでは仕入先と材料のひもづけを行う作業を行うだけです。

(商品マスタと材料マスタの関係について詳しくはこちらをご覧ください)

「マスタ管理」>「発注関係」>「仕入先マスタ一覧」の順に進み、取扱材料を登録したい仕入先を選択します。

仕入先マスタ画面の、「取扱材料」タブを選択します。(設定で取扱商品と表示されているケースがあります)

すでに登録された取扱材料が一覧表示されていますので、これに新しく材料を「新規登録」していきます。

すでにPOSから自動連携された材料マスタが存在していますので、材料マスタの一覧が表示されます。ここから新規登録したい材料を選びます。

ここでは、「ウーロン茶」を選択してみましょう。

この画面で、仕入先に発注する時に必要な情報を設定していきます。

(2)発注納品の数量単位の設定

dPackでは、仕入先に発注するときに使用する情報を追加で登録することができます。

商品と材料が1対1の関係にあって数量単位が同じときは、次のような設定になります。

このように、「管理単位=本」「発注単位=本」「納品単位=本」というのが最も基本的な設定になります。これらの数量単位の関係は以下のとおりです。

  • 管理単位=社内の在庫数量をカウントする単位
  • 発注単位=仕入先に発注する数量単位
  • 納品単位=納品書に記載されている数量単位

例えば、発注は1ダースで発注するものの、在庫は1本単位で管理したい場合のように、発注単位と管理単位が異なるというケースがあります。その時に、この画面で複数の単位を登録できるようになっています。

例えば、この設定例では、仕入先への発注は「ケース」と「本」の両方で発注することができ、「ケース」で発注した材料が納品されたときは、社内での管理単位は「本」ですので、1ケースを10本として入庫させることができます。

また、POSから自動連携した商品名が「ウーロン茶」であっても、仕入先への発注書に表示するときには「Z社特製黒ウーロン茶」と仕入先の商品コードで発注しないと、品違いが起きるかもしれません。dPackでは仕入先での呼称を正確に発注できるように、仕入先へ伝えたい情報を追加することができます。

(これが、商品マスタと材料マスタを区別して設計していることのメリットの一つです。)

次に、ここで確認ボタンを押すと店舗で使用する数量単位が選択できるようになります。

この材料はケースと本で発注することができますが、阿倍野店ではケースによる発注しか認めないという設定ができます。

このように、全社的な発注単位と納品単位のうち、店舗によっては使用する数量単位を限定することができます。

この設定まで行うと、仕入先別の取扱材料の登録は完了です。

(3)取引店舗の設定

dPackでは、その材料がその店舗で発注や仕入をしても良いかどうかが設定できます。これは、上に述べた「店舗で使用する発注単位と納品単位」を設定する前に、そもそもその材料をその店舗で取り扱ってもよいのかどうかを制限する機能です。

ですが、POSとの自動連携をされている場合には、そもそもその店舗で販売することを許可しているはずですから、自動連携したときに「取引店舗」に自動連携されるようになっています。

上に述べた「店舗で使用する発注単位と納品単位」の欄に、初めから「阿倍野店」が表示されていたのは、その自動連携が行われていたことで設定作業を省略できるようになっていたからです。