POSの分析機能とdPackの分析機能にはどんな違いがありますか?

dPackが最初に開発された時は、売上分析機能からスタートしました。POSで蓄積されたデータを有効活用しようというのがその最初の設計ポリシーだったからです。

ですが、POSにも集計機能や分析機能があります。ここではdPackの分析機能との役割分担についてご説明します。

(1)POSの売上分析

POSでは、クラウド上のサーバーに売上レシートデータを7年分保管するように設計されています。これは、税務上の証憑書類の保存期間に対応しているためです。このデータ保存があるので、レシート控えを紙で保存するという必要がなくなりました。

つまり、最も細かいレシートデータが取り出せるようになっているのです。

一方、大量のデータを蓄積しているということは、それを集計するのにとても時間がかかります。

ですから、すぐに取り出せるデータは直近の31日間に限定することで、集計スピードを上げています。

これは、POSの分析機能が、直近の売上データを検索して、修正したり入力間違いを探し当てたりすることを主たる目的にしていて、お客様からの問い合わせにすぐに対応できるようにしているからなのです。

(2)dPackの売上分析

それとは逆に、dPackの売上分析は、事業者の会計期間(12ヶ月)において経営成績を分析できるようにすることを目的に開発されました。

ほとんどの事業者は1年毎に決算を行い、前年度と比較しながら経営成績を評価しています。

ですので、dPackでは売上データは標準で過去24ヶ月をデータとして保存し、それよりも古いデータは自動的に削除して集計スピードを早めています。(別料金で25ヶ月以上の保管をすることも可能です)

dPackは集計スピードを早めるために、画面上に表示される集計データについては、集計テーブルを使って事前に集計して保持しています。売上データが5分毎にPOSから送信されてくるたびに、再計算して集計しています。

そのため、すでに集計したデータを表示するだけなので、分析帳票の画面表示が数秒で可能になるのです。

このように、POSとdPackは分析機能について役割分担をしています。

dPackの分析機能についてはこちらにサンプルをご用意しています。

POSの商品とdPackの商品マスタの自動連携について

dPackを導入すると、POSで登録した商品マスタはdPackにも2重で登録する必要はありません。それは、dPackの開発にいたった経緯から、必ずデータ連携することを実現してきたからです。

dPackにはPOSの機能がありません。これは、お店ですでに導入されているPOSレジがそのまま使えるよう、他社のPOSとデータ連携することを最初から目指したからです。

dPackの開発当時はまだ1台で100万円以上するPOSが主流でした。それを買い替えてもらうわけにはいきませんよね。

ですので、過去にたくさんの他社メーカーのPOSとのデータ連携を実現してきました。

そうしているうちに、POSについてもiPadで動作するクラウド型のサービスが始まりました。dPackは開発当時からブラウザで動くクラウドサービスでしたので、ようやくPOSが追いついてきたというわけです。

ここでは、最も導入実績の多いNECモバイルPOSとdPackのデータ連携を事例に、商品マスタの自動連携について説明します。

(1)自動データ連携の説明動画

まず、POSで登録された商品マスタからdPackにデータ連携するまでの説明動画をご覧ください。

(2)POSのポータルサイト(クラウド)

クラウド型サービスは、インターネットブラウザを通じてサーバーに接続して使用します。POSで使用する商品マスタの登録は、そのサーバーに登録することになります。

この画面は、NECモバイルPOSの「加盟店ポータル」サイトといって、POSの設定を行う画面です。SafariやEdgeなどインターネットブラウザを使ってアクセスします。

店舗と本部が離れている場合や、店舗が複数ある場合でも、店舗まで行かなくてもPOSの設定を変更できるように、クラウド上のサーバーでPOSの設定ができるようになっています。

ちなみに、この時点でdPackの商品マスタにもコピーされています。(後述)

(3)iPadで動作するPOS(アプリ)

店舗で使用するPOSは、iPad上で動作します。POSシステムはアプリで作られていて、Apple Storeなどからダウンロードしてインストールします。

POSシステムを起動すると、最初にサーバーからデータダウンロードするかどうかを確認されます。

これは、サーバー側にある商品マスタなどのデータが変更されているので、最新のデータに置き換えることをお知らせしてくれています。

ところで、POSシステムはどうしてアプリで作られているのでしょうか?

それは、インターネット接続が切れてしまっても、POS機能が使えるようにするためです。

インターネットが使えないからといって、お客様に注文やお会計ができませんなんて言えませんよね。

つまり、POSシステムは、アプリとしてiPadの中だけで動作するようにして、インターネット(主にWiFi)が再接続されたときに、サーバーに売上データを送信するように設計されているのです。

ですので、もし停電になってもお会計は可能というわけです。

(4)dPackとのデータ連携(クラウド)

dPackはPOSのサーバーと直接データ連携しています。POSで設定されている情報は、売上や商品だけでなく、部門や分類、消費税設定にいたるまで、すべてのデータをdPackサーバーにコピーしてきているのです。

ですので、POSのデータで集計したり分析したりする機能は、すべてdPackでも実現可能です。さらに、そのデータを使って在庫管理や売上分析に活用していくわけです。

完全なリアルタイムでサーバー接続するとサーバーに負荷がかかりますので、おおよそ5分毎にデータ連携しています。ですので、正確に言うと「ほぼリアルタイム」です。

例えば、POSで売上データが登録されると、POSサーバーに送信され、5分後にはdPackにコピーされて、ブラウザから売上分析ができるということです。

上記(2)でNECポータルで登録された商品は、それよりも前にdPackにデータ連携されています。

任意の時間帯を設定して売上分析を集計したい

dPackでは売上分析の機能のひとつに「時間帯別の集計」をする機能があります。時間帯というのは12時台、13時台などの1時間ごとの集計だけでなく、昼営業の営業時間帯や夕方だけの時間帯など任意の時間帯を設定して自由に集計することができます。

集計の対象となる時刻はレシートに含まれる時刻を基準にしており、会計時の時刻と初回オーダー時の時刻の2種類で集計することができます。会計時の時刻を基準に集計すると店内滞留後になってしまいますが、初回オーダー時での集計は、来店時刻に近い集計をしたいときに便利です。

ここでは、時間帯の登録方法と、その集計結果を部門別に照会する方法をご説明します。

(動画での操作方法は下記をご覧ください)

(1)時間帯の登録

dPackで任意の時間帯を登録するには、時間帯マスタを使用します。

時間帯マスタで登録された時間帯の定義(ルール)は、売上分析画面で指定することができます。つまり、時間帯マスタでは「任意の時間帯」をさらに数種類持たせることができるということです。昼営業と夜営業の担当者が異なる場合には、昼営業を1時間ごとに細分化して夜は合計で良いという集計が可能ですし、その逆も可能です。

時間帯の定義が複数設定できるので、分析画面で見たい定義を目的に応じて切り替えすることができます。

それでは、営業時間帯を設定してみます。
メインメニュー > マスタ管理 > 分析関係 > 時間帯一覧の順に画面を進めて、「新規登録」を押します。

次の画面「時間帯マスタ種類」で時間帯マスタの名前を登録します。売上分析画面で時間帯種類を選択指定するときにこの名称を一覧から選択するのに使用します。ここでは「営業時間帯」という名称で登録しました。

次に、任意の時間帯を登録します。

時間帯一覧の画面に戻ると、新しく「営業時間帯」という時間帯種類名が表示されていて、その「時間帯数」がゼロになっているのが見えるでしょう。

これは、まだ何も時間帯の定義が登録されていないことを示しています。

そこに、次のように時間帯の定義を登録したいと思います。お昼の時間帯だけ1時間ごとの売上数量と売上高を集計し、それ以外の時間帯はその営業時間帯の合計だけで良いという事例です。

   昼11時台 昼12時台 昼13時台 
部門売数売上高売数売上高売数売上高売数売上高売数売上高
料理99999999999999999999999999999999999
ドリンク99999999999999999999999999999999999

さきほど確認した「時間帯数」の「ゼロ」をクリックして、「新規登録」から「時間帯マスタ」の登録画面に進みます。

この入力例は、昼の11時台を登録している入力例です。上の画面の時間指定の入力例は11時00分から12時00分までという意味です。

これで11時台の集計が行えるようになります。

同じように、任意の時間帯を複数登録を繰り返します。このとき、時間帯が重複しないように気をつけてください。1日の合計金額と違算が出る可能性があります。

(2)売上分析画面での時間帯の指定

ここまでで時間帯の設定ができました。そこで、売上分析の時間帯別分析画面を確認してみましょう。

メインメニュー > 分析 > 売上分析メニュー > 部門別メニュー > 売上(時間帯別)と進みます。

画面上部の検索条件指定画面にて、「時間帯」という条件指定欄に「営業時間帯」が新しく登録されているのが確認できますので、これを指定します。

この状態で検索ボタンを押すと、指定された任意の時間帯で売上集計画面が表示されました。

時間帯を選択する欄の右側にあるマークを押すと、時間帯の基準になる時刻を変更することもできます。

POSで登録された異なる商品を売上分析では同じ商品として集計したい

店舗で使用するPOSでは部門ごとに商品を登録することで、商品を探し出すのを容易にしたり打ち間違いを防止するように設定されることが多いです。その「部門」を使って、例えば、売り場ごとのメニューを切り替えたり、ランチメニューとディナーメニューを分けたり、仕入先として部門を使用したりと、POSの「部門」はいろいろな用途に使用されることが多いです。

ところが、POSの商品マスタでは1つの商品に対して1つの部門という1対1の関係で登録する必要があるので、もし複数の部門で同じ商品を販売したい場合には、それぞれの部門に同じ商品を登録しなければなりません。

ところが、経営管理上は、そのような別々に登録された商品を、同じ商品として集計し、売上数量や売上高を管理したいということがよくあります。

具体的な例として次のようなケースを考えてみます。

部門商品名販売価格(税込)
ホールビール中(ホール)500円
テラスビール中(テラス)600円
カウンタビール中(カウンタ)450円

このように、同じ商品であっても時間帯や提供場所などで販売価格も異なるというケースに対応するために、販売価格が異なる複数の商品として登録されていることもあるでしょう。

NECモバイルPOSではこのように表示されます。

このままでは、次のように、dPackにマスタが自動連携された時に、3つの別々の商品としてマスタデータ連携されてしまいます。

また、売上分析で商品別売上の集計を照会すると次のように商品別に表示されます。

さて、売上分析の目的によっては「ビール」の合計を見たいという場合もあります。その場合には、dPack側で「商品分類」を追加して、売上分析を商品分類で集計された状態で表示することができます。その関係を先ほどの図で表すとこうなります。

部門商品名販売価格(税込)商品分類「集約商品」
ホールビール中(ホール)500円ビール
テラスビール中(テラス)600円ビール
カウンタビール中(カウンタ)450円ビール

(1)商品分類マスタを使用する準備をする

商品分類は、商品分類マスタでユーザーが任意の名称で登録できる分類です。例えば、ブランド、色、サイズなどの商品の規格について登録したり、異なる商品を集計したいときに使うよう設計されています。まずはこの「商品分類」を使用する準備をします。ユーザーが自由に設定できる分類は5種類までです。

次の例では、あらかじめ「予備」という名称で5つ目に初期設定されている商品分類を使用して、「集約商品」として使用できるように設定しています。

ここでは、商品分類名を「集約商品」という名称で登録しました。この画面で「使用区分」を「使用」に変更することで、商品マスタ詳細の画面上に、「集約商品」という入力欄が新しく追加されます。

ここに、集約したときの商品名を入力します。この例では「ビール」という名称を登録しました。同様に、他の2つの商品についても集約商品に「ビール」と登録しておきます。

これで、異なる複数の商品を同じ商品分類で集計する準備は完了です。

(2)商品別売上分析の表示項目を追加する

dPackの商品別売上分析は、上記(1)で設定した「商品分類」で集計表示することができます。しかし、商品マスタに「集約商品」を登録しただけではまだ集計されず、元の商品名で集計されたままです。

この画面では、表題部に「商品内訳」と表示され、その下に「部門」「商品コード」「商品名」の3項目が表示されています。このように、今はその3項目が集計単位になっているため、各商品ごとの数量合計と金額合計が表示されているのです。(上の例では複数の売上レシートの情報が集計されています)

そこで、この「商品内訳」の表示を、その3項目ではなく、「集約商品」に変更して集計すれば、「ビール」という集約商品名で合計することができます。まず確認のために「集約商品」を表示してみましょう。

売上分析画面では、ユーザーが表示したい項目を自由に制御することが可能です。検索条件の右端にある「+」を押して、検索条件設定の画面を開きます。

そこで、「表示する項目の設定」を開いて、「商品内訳」の「集約商品」を表示するチェックを入れて保存すると、「集約商品」が表示されます。

このように、「集約商品」の「ビール」が表示されました。

(注)メニューの短縮表示について

会社名の左側にあるメニュー表示ボタンを押すと、メニューを短縮表示できます。

そのとき、売上分析の表示が、右端が空白になるときは、再表示を押してください。

(3)商品分類「集約商品」で集計する

ここまでの作業では、集計したい集約商品名を正しく登録できているかを確認しただけでした。次に、その「集約商品」で集計するように変更します。

dPackの売上分析は、項目の集計ルールとして

  • 分析画面で表示されている項目で合計して表示する

という機能があります。これを使って「集約商品」で集計してみましょう。

さきほどと同じように、「表示する項目の設定」で、

  • 部門
  • 商品コード
  • 商品名

のチェックを外します。

合計の対象が「集約商品」だけになって、表示されることが確認できました。

この「表示する項目の設定」は、次にこの画面を開いた時にもその設定が保存されていますので、毎回設定を行う必要はありません。

(4)商品マスタのメンテナンスの便利な方法

このように、商品分類に設定した「集約商品」という分類で集計することができましたが、このように部門ごとにバラバラに登録された商品のひとつひとつに商品マスタの画面を開いて「集約商品」の名称を登録することは大変かもしれません。

dPackは基本的にPOSからマスタ情報を自動連携していますが、この商品分類の「集約商品」はdPack上にだけ存在するマスタ項目であるので、POSに商品を登録しただけでは追加されず、dPackの商品マスタにも入力しなければならないのです。もし、このような集約したい商品がたくさんある場合には、dPackの商品マスタを全商品の画面を開いて入力するのは大変です。

そこで、dPack商品マスタにはEXCELファイルでのダウンロードとアップロードでマスタメンテナンスできる機能があります。

その詳しい操作方法についてはこちらをご覧ください。

分析帳票サンプル集を公開しました。

最新の機能をすべて盛り込んだ「分析」機能の画面帳票のサンプル集を公開しました。

今までご要望も多く頂いており、長年にわたって機能追加が進められておりましたが、他に類を見ないdPackが最も得意とする機能でしたので、全貌を公開することにいたしました。

【例:月別売上画面】