POSで部門や商品を登録するときに注意すべき点がありますか?

はい、とても重要な点が2つあります。

・部門コードを店舗間で重複設定しないこと
・商品コードを店舗間で重複設定しないこと

この2点を必ず守っていただく必要があります。

(1)問題点の現状把握

POSを新しく導入されるときに、商品だけでなく部門を設定することが必須になっています。これは、部門が消費税の税率区分をっ設定する対象となっているためで、その設定を行わないと標準税率と軽減税率の使い分けができなくなっています。

このシステム構造は、2019年10月1日に複数税率の仕組みが導入された際に、商品ごとに設定するのではなく、部門ごとに設定することで各社がシステム設計したためです。具体的には、食品や新聞という部門によって軽減税率の適用がされたため部門で制御することになりました。また、外食産業が標準税率になったものの、持ち帰り商品は軽減税率になったため、これについても部門で区分するのが最も適切であったためです。

さて、物販店も飲食店のどちらも小売店においては、POSを新しく導入されるときにそのような部門を設定しますが、一つの事業会社において、複数の業態が店舗展開されていることは珍しくありません。

例えば、ラーメン店と和食店や食品スーパーと雑貨店など、いろいろな業態展開が考えられます。

このようなケースで、POSの部門設定が次のようになっていることがあります。

食品スーパー雑貨店
部門みそ、醤油、塩ライセンス品、文房具
商品みそラーメン、醤油ラーメン、塩ラーメンぬいぐるみ、タオル、下敷き、鉛筆

このような場合に、POSの部門コード設定および商品コード設定について、次のような設定にされているケースが多いです。

食品スーパー和食店
コード  名称コード  名称
部門01    みそ01    ライセンス品
 商品 100    みそラーメン 100    ぬいぐるみ
02    醤油 200    タオル
 200    醤油ラーメン02    文房具
03    塩 300    下敷き
 300    塩ラーメン 400    鉛筆

そこで、在庫管理をしたい場合に問題が生じます。なぜなら、商品コード(=材料コード)の100番が味噌ラーメンなのかぬいぐるみなのか、コードが重複してしまうために、判別がつかない状態になるからです。

もし、この商品がみそラーメンもぬいぐるみも、他社製品だったときにそれぞれJANコードがついている場合には、この重複はありえないので何の問題もありませんが、自社コードをPOSに付した場合は、上のように重複してしまう設定をされていることがよくあります。

同様に、部門についても部門コードが同じ01で「みそ」なのか「ライセンス品」なのかわからなくなってしまい、dPackに自動連携したときには、あとからデータ連携した方で上書きされてしまいます。

(2)解決するための対策立案

このような状態を解決するためには、業態を横断した共通部門として設定することが理想的ではありますが、業態の内容があまりにも異業種すぎる場合には、共通部門として標準化することは難しいのが現実です。

実際に、前述の例のように、まったく異なる商品群を取り扱っていて品揃えが多種多様に渡る場合には、部門の統合はまず不可能と言えるでしょう。

そこで、部門を分けるために、業態ごとにゾーンを分けて設定していただくことをお願いしています。

上の図は、部門コードを業態別に割り当てて、その上で、商品コードが重複しないように部門コードを先頭2桁に割り当てているという設定例です。

このように設定することで、部門重複がなくなり、売上分析でも部門別の売上高を区分して集計できますし、在庫管理の際にも同一商品に一意(ユニークとも言います)なコードを付して在庫数を集計できますので、運用面で問題なく進めることができます。

(3)そのように設定する理由

ここで、どうしてそのような設定にすべきなのかを考えてみましょう。

まず、自社のオリジナル商品(製品)が新しく開発されたとします。もしその商品にJANコードを付けたとすると、次のようなコードの付番方法が適用されることが決まっています。

【GS1 Japan(一般財団法人流通システム開発センター)より引用】

例えば、この図の一番右側の(C)7桁事業者コードで見てみましょう。最初の「49」が日本の国番号を表していて、「12345」が事業者のコードです。その次の「67890」が商品に付されたコードで、これによって商品を判別することになります。

このJANコードは、必ず一つの商品に一つのJANコードという関係になっています。中身が同じ商品でも、デザインが違う場合や、6本セットや1ダースなど荷姿が違う場合には、その商品単体とは別のJANコードをつけて、「別々の商品として分けて管理したい」場合に対応します。

例えば、お客様から受注したときに、どの商品を出荷すべきなのか、品違いをしないように設定されているのが商品コードですよね?ですから、別々のモノとして区分管理したい必要に応じて、商品コードは分けられています。

その逆に、まったく異なる商品が同じJANコードで管理することはありえるでしょうか?

極めて例外的なケースで、例えば「この箱の中にあるハンカチはどれでも100円」のような販売方法ではそういうことも考えられますが、それはそもそも「異なる商品」ではなくなっています。

このように、別々の商品として管理したい商品は、商品コードが異なるというのが一般的な管理方法です。

次に、部門についてですが、POSでの部門設定については、1つの商品に対して必ず1つの部門設定ですよね。つまり部門と商品は1対1の関係にあります。

1つの商品が複数の部門に登録されるということは、通常はありません。

ということは、ひとつの事業者の中では、実物商品に対して1つの商品コードが付され、その上に1つの部門コードが付されることになります。

このような理由から、部門と商品はどちらも重複した設定をしてはいけないことがお分かりいただけると思います。

(JANコードについてさらに詳しくお知りになりたい方は、こちらをご覧ください)

分析に使用する商品分類は自由に設定できますか?

dPackでは商品マスタに登録できる分類は10種類があります。

その10種類のうち、POSと連動している基本分類とdPackでのみ使用できる拡張分類の2種類があります。

下図の分類種類一覧画面の「部門」〜「未使用」までの基本分類5つ(①〜⑤)と、「ブランド」〜「集約商品」までの拡張分類5つ(A〜E)の2種類があり、このうち、POSと連動することができるのは①「部門」、②「大分類」、③「中分類」になります。

次に、その2種類の分類について説明します。

(1)POSと連動する分類(基本分類)

例えばNECモバイルPOSの画面で商品分類の設定は商品マスタで行います

POSの商品マスタには画面の一番下に「部門」「大分類」「中分類」という3つの分類を設定できるようになっています。この3つの分類をdPackに自動的にデータ連携しています。基本分類の①〜③が部門、大分類、中分類になっているのが下図から確認できます。

(原則法では①部門のみdPackと連携しており、お客様の希望があった場合のみ例外的に②大分類、③中分類の連携の設定を行なっています。その理由は、大分類と中分類については使用されることがほとんど無いためで、コードによる自動連携をしていないことによるものです)

基本分類の④と⑤については将来的な拡張用の予備で、後述する拡張分類と同様にユーザーが自由に設定することが可能です。

(基本分類の②③についても、前述の原則法のように大分類と中分類の連携をしない場合にはそれらも拡張分類と同様に使用することができます。また、基本分類②③④について、POSの大部門(部門の上位概念。下図参照)を自動連携することができます。大部門のデータ連携は当社サポートで設定しますので、最初のご利用申込時にお申し出ください。)

参考【POSの部門マスタにおける大部門の設定画面】

基本分類については、分類をあらかじめ登録することでリスト化することができます。例えば、下図は基本分類⑤の分類名を「産地」に変更して、そのリストをあらかじめ登録した設定例です。

(2)dPackで自由に設定できる分類(拡張分類)

dPackでは、POSで設定した分類以外にも、dPackでのみ使用する商品分類を設定することができます。主に売上分析用に使用する分類です。POSの設定まで戻らなくてもdPack内で完結しています。

(下図の赤い枠部分が拡張分類です)

拡張分類は、基本分類とは違って、分類コードを使用したリストは無く、この入力欄に登録された文字情報だけで分類します。ですので、人間にとっては同じ意味だと思っている単語でも、漢字や文字種が異なると、別々の分類だと認識されますので、入力誤りには注意が必要です。(例えば、大阪と大坂、ビールとビールなど)

この画面にある「ブランド」などの項目名称も自由に変更することができます。

POSの分析機能とdPackの分析機能にはどんな違いがありますか?

dPackが最初に開発された時は、売上分析機能からスタートしました。POSで蓄積されたデータを有効活用しようというのがその最初の設計ポリシーだったからです。

ですが、POSにも集計機能や分析機能があります。ここではdPackの分析機能との役割分担についてご説明します。

(1)POSの売上分析

POSでは、クラウド上のサーバーに売上レシートデータを7年分保管するように設計されています。これは、税務上の証憑書類の保存期間に対応しているためです。このデータ保存があるので、レシート控えを紙で保存するという必要がなくなりました。

つまり、最も細かいレシートデータが取り出せるようになっているのです。

一方、大量のデータを蓄積しているということは、それを集計するのにとても時間がかかります。

ですから、すぐに取り出せるデータは直近の31日間に限定することで、集計スピードを上げています。

これは、POSの分析機能が、直近の売上データを検索して、修正したり入力間違いを探し当てたりすることを主たる目的にしていて、お客様からの問い合わせにすぐに対応できるようにしているからなのです。

(2)dPackの売上分析

それとは逆に、dPackの売上分析は、事業者の会計期間(12ヶ月)において経営成績を分析できるようにすることを目的に開発されました。

ほとんどの事業者は1年毎に決算を行い、前年度と比較しながら経営成績を評価しています。

ですので、dPackでは売上データは標準で過去24ヶ月をデータとして保存し、それよりも古いデータは自動的に削除して集計スピードを早めています。(別料金で25ヶ月以上の保管をすることも可能です)

dPackは集計スピードを早めるために、画面上に表示される集計データについては、集計テーブルを使って事前に集計して保持しています。売上データが5分毎にPOSから送信されてくるたびに、再計算して集計しています。

そのため、すでに集計したデータを表示するだけなので、分析帳票の画面表示が数秒で可能になるのです。

このように、POSとdPackは分析機能について役割分担をしています。

dPackの分析機能についてはこちらにサンプルをご用意しています。

POSの商品とdPackの商品マスタの自動連携について

dPackを導入すると、POSで登録した商品マスタはdPackにも2重で登録する必要はありません。それは、dPackの開発にいたった経緯から、必ずデータ連携することを実現してきたからです。

dPackにはPOSの機能がありません。これは、お店ですでに導入されているPOSレジがそのまま使えるよう、他社のPOSとデータ連携することを最初から目指したからです。

dPackの開発当時はまだ1台で100万円以上するPOSが主流でした。それを買い替えてもらうわけにはいきませんよね。

ですので、過去にたくさんの他社メーカーのPOSとのデータ連携を実現してきました。

そうしているうちに、POSについてもiPadで動作するクラウド型のサービスが始まりました。dPackは開発当時からブラウザで動くクラウドサービスでしたので、ようやくPOSが追いついてきたというわけです。

ここでは、最も導入実績の多いNECモバイルPOSとdPackのデータ連携を事例に、商品マスタの自動連携について説明します。

(1)自動データ連携の説明動画

まず、POSで登録された商品マスタからdPackにデータ連携するまでの説明動画をご覧ください。

(2)POSのポータルサイト(クラウド)

クラウド型サービスは、インターネットブラウザを通じてサーバーに接続して使用します。POSで使用する商品マスタの登録は、そのサーバーに登録することになります。

この画面は、NECモバイルPOSの「加盟店ポータル」サイトといって、POSの設定を行う画面です。SafariやEdgeなどインターネットブラウザを使ってアクセスします。

店舗と本部が離れている場合や、店舗が複数ある場合でも、店舗まで行かなくてもPOSの設定を変更できるように、クラウド上のサーバーでPOSの設定ができるようになっています。

ちなみに、この時点でdPackの商品マスタにもコピーされています。(後述)

(3)iPadで動作するPOS(アプリ)

店舗で使用するPOSは、iPad上で動作します。POSシステムはアプリで作られていて、Apple Storeなどからダウンロードしてインストールします。

POSシステムを起動すると、最初にサーバーからデータダウンロードするかどうかを確認されます。

これは、サーバー側にある商品マスタなどのデータが変更されているので、最新のデータに置き換えることをお知らせしてくれています。

ところで、POSシステムはどうしてアプリで作られているのでしょうか?

それは、インターネット接続が切れてしまっても、POS機能が使えるようにするためです。

インターネットが使えないからといって、お客様に注文やお会計ができませんなんて言えませんよね。

つまり、POSシステムは、アプリとしてiPadの中だけで動作するようにして、インターネット(主にWiFi)が再接続されたときに、サーバーに売上データを送信するように設計されているのです。

ですので、もし停電になってもお会計は可能というわけです。

(4)dPackとのデータ連携(クラウド)

dPackはPOSのサーバーと直接データ連携しています。POSで設定されている情報は、売上や商品だけでなく、部門や分類、消費税設定にいたるまで、すべてのデータをdPackサーバーにコピーしてきているのです。

ですので、POSのデータで集計したり分析したりする機能は、すべてdPackでも実現可能です。さらに、そのデータを使って在庫管理や売上分析に活用していくわけです。

完全なリアルタイムでサーバー接続するとサーバーに負荷がかかりますので、おおよそ5分毎にデータ連携しています。ですので、正確に言うと「ほぼリアルタイム」です。

例えば、POSで売上データが登録されると、POSサーバーに送信され、5分後にはdPackにコピーされて、ブラウザから売上分析ができるということです。

上記(2)でNECポータルで登録された商品は、それよりも前にdPackにデータ連携されています。

任意の時間帯を設定して売上分析を集計したい

dPackでは売上分析の機能のひとつに「時間帯別の集計」をする機能があります。時間帯というのは12時台、13時台などの1時間ごとの集計だけでなく、昼営業の営業時間帯や夕方だけの時間帯など任意の時間帯を設定して自由に集計することができます。

集計の対象となる時刻はレシートに含まれる時刻を基準にしており、会計時の時刻と初回オーダー時の時刻の2種類で集計することができます。会計時の時刻を基準に集計すると店内滞留後になってしまいますが、初回オーダー時での集計は、来店時刻に近い集計をしたいときに便利です。

ここでは、時間帯の登録方法と、その集計結果を部門別に照会する方法をご説明します。

(動画での操作方法は下記をご覧ください)

(1)時間帯の登録

dPackで任意の時間帯を登録するには、時間帯マスタを使用します。

時間帯マスタで登録された時間帯の定義(ルール)は、売上分析画面で指定することができます。つまり、時間帯マスタでは「任意の時間帯」をさらに数種類持たせることができるということです。昼営業と夜営業の担当者が異なる場合には、昼営業を1時間ごとに細分化して夜は合計で良いという集計が可能ですし、その逆も可能です。

時間帯の定義が複数設定できるので、分析画面で見たい定義を目的に応じて切り替えすることができます。

それでは、営業時間帯を設定してみます。
メインメニュー > マスタ管理 > 分析関係 > 時間帯一覧の順に画面を進めて、「新規登録」を押します。

次の画面「時間帯マスタ種類」で時間帯マスタの名前を登録します。売上分析画面で時間帯種類を選択指定するときにこの名称を一覧から選択するのに使用します。ここでは「営業時間帯」という名称で登録しました。

次に、任意の時間帯を登録します。

時間帯一覧の画面に戻ると、新しく「営業時間帯」という時間帯種類名が表示されていて、その「時間帯数」がゼロになっているのが見えるでしょう。

これは、まだ何も時間帯の定義が登録されていないことを示しています。

そこに、次のように時間帯の定義を登録したいと思います。お昼の時間帯だけ1時間ごとの売上数量と売上高を集計し、それ以外の時間帯はその営業時間帯の合計だけで良いという事例です。

   昼11時台 昼12時台 昼13時台 
部門売数売上高売数売上高売数売上高売数売上高売数売上高
料理99999999999999999999999999999999999
ドリンク99999999999999999999999999999999999

さきほど確認した「時間帯数」の「ゼロ」をクリックして、「新規登録」から「時間帯マスタ」の登録画面に進みます。

この入力例は、昼の11時台を登録している入力例です。上の画面の時間指定の入力例は11時00分から12時00分までという意味です。

これで11時台の集計が行えるようになります。

同じように、任意の時間帯を複数登録を繰り返します。このとき、時間帯が重複しないように気をつけてください。1日の合計金額と違算が出る可能性があります。

(2)売上分析画面での時間帯の指定

ここまでで時間帯の設定ができました。そこで、売上分析の時間帯別分析画面を確認してみましょう。

メインメニュー > 分析 > 売上分析メニュー > 部門別メニュー > 売上(時間帯別)と進みます。

画面上部の検索条件指定画面にて、「時間帯」という条件指定欄に「営業時間帯」が新しく登録されているのが確認できますので、これを指定します。

この状態で検索ボタンを押すと、指定された任意の時間帯で売上集計画面が表示されました。

時間帯を選択する欄の右側にあるマークを押すと、時間帯の基準になる時刻を変更することもできます。