仕入先に発注する品目(材料)はどのように登録しますか?

dPackでは、仕入先(=発注先)に発注することができる品目(材料)を、仕入先ごとに設定することで、間違って発注しないようにする機能が採用されています。例えば「鉛筆A」という品目を「仕入先X」と「仕入先Y」の両方に仕入品目として設定(関連付け)することができます。

まず初めに、発注業務を行う前に、仕入先との関連付け「取扱材料」登録を行う必要があります。

また、店舗にも発注権限を持たせる場合や納品間違いを防止するため、「取引店舗」の登録も必要です。

ここでは、仕入先と材料の関係を説明します。

(1)POSと商品マスタと材料マスタが自動連携している場合

小売店のお客様ではPOSとdPack商品マスタとdPack材料マスタが自動連携する設定を希望され、当社がその環境設定を行なっています。ですので、材料マスタまでは自動的に登録されていますから、ここでは仕入先と材料のひもづけを行う作業を行うだけです。

(商品マスタと材料マスタの関係について詳しくはこちらをご覧ください)

「マスタ管理」>「発注関係」>「仕入先マスタ一覧」の順に進み、取扱材料を登録したい仕入先を選択します。

仕入先マスタ画面の、「取扱材料」タブを選択します。(設定で取扱商品と表示されているケースがあります)

すでに登録された取扱材料が一覧表示されていますので、これに新しく材料を「新規登録」していきます。

すでにPOSから自動連携された材料マスタが存在していますので、材料マスタの一覧が表示されます。ここから新規登録したい材料を選びます。

ここでは、「ウーロン茶」を選択してみましょう。

この画面で、仕入先に発注する時に必要な情報を設定していきます。

(2)発注納品の数量単位の設定

dPackでは、仕入先に発注するときに使用する情報を追加で登録することができます。

商品と材料が1対1の関係にあって数量単位が同じときは、次のような設定になります。

このように、「管理単位=本」「発注単位=本」「納品単位=本」というのが最も基本的な設定になります。これらの数量単位の関係は以下のとおりです。

  • 管理単位=社内の在庫数量をカウントする単位
  • 発注単位=仕入先に発注する数量単位
  • 納品単位=納品書に記載されている数量単位

例えば、発注は1ダースで発注するものの、在庫は1本単位で管理したい場合のように、発注単位と管理単位が異なるというケースがあります。その時に、この画面で複数の単位を登録できるようになっています。

例えば、この設定例では、仕入先への発注は「ケース」と「本」の両方で発注することができ、「ケース」で発注した材料が納品されたときは、社内での管理単位は「本」ですので、1ケースを10本として入庫させることができます。

また、POSから自動連携した商品名が「ウーロン茶」であっても、仕入先への発注書に表示するときには「Z社特製黒ウーロン茶」と仕入先の商品コードで発注しないと、品違いが起きるかもしれません。dPackでは仕入先での呼称を正確に発注できるように、仕入先へ伝えたい情報を追加することができます。

(これが、商品マスタと材料マスタを区別して設計していることのメリットの一つです。)

次に、ここで確認ボタンを押すと店舗で使用する数量単位が選択できるようになります。

この材料はケースと本で発注することができますが、阿倍野店ではケースによる発注しか認めないという設定ができます。

このように、全社的な発注単位と納品単位のうち、店舗によっては使用する数量単位を限定することができます。

この設定まで行うと、仕入先別の取扱材料の登録は完了です。

(3)取引店舗の設定

dPackでは、その材料がその店舗で発注や仕入をしても良いかどうかが設定できます。これは、上に述べた「店舗で使用する発注単位と納品単位」を設定する前に、そもそもその材料をその店舗で取り扱ってもよいのかどうかを制限する機能です。

ですが、POSとの自動連携をされている場合には、そもそもその店舗で販売することを許可しているはずですから、自動連携したときに「取引店舗」に自動連携されるようになっています。

上に述べた「店舗で使用する発注単位と納品単位」の欄に、初めから「阿倍野店」が表示されていたのは、その自動連携が行われていたことで設定作業を省略できるようになっていたからです。

棚卸をする時に、POSで登録した部門別にカウントすることはできますか?

dPackでは、商品(=材料マスタ※1)の在庫区分を設定できるようになっています。商品マスタと材料マスタの自動連携(最初にお客様と相談のうえ当社が環境設定します)を行なっている場合には、POSで登録した部門をそのまま材料マスタの在庫区分に自動連携することも可能です。

POSで部門を分けられている場合、商品の種類によって分けられていることが多く、そのまま在庫場所や保管場所もそれに従って分けられていることが多いです。

ですので、棚卸のカウントもその在庫区分で実施できるように、在庫区分で棚卸計上できるようになっています。

棚卸のカウント方法は、

  • 画面上で商品(=材料)名を見ながら数量を入力する方法
  • 商品のバーコードを読み取って画面表示された商品に数量を入力する方法
  • 商品のバーコードを商品の数だけ読み取って数量に代える方法
  • 棚卸原票を印刷してカウントしてからまとめて入力する方法

などが可能です。

(※1)dPackでは、在庫管理の対象を「材料」と呼んでおり、売上管理の「商品」とは区別しています。詳しくはこちらをご覧ください。

商品マスタのダウンロードとアップロード

dPackの商品マスタのメンテナンスは、基本的にはPOSシステムの商品マスタが追加変更されれば、そのまますべて自動的に連携するようになるため、修正作業はほとんど必要ありません。(POS自動連携を設定している場合)

しかし、集計などの目的でdPack独自の項目を付け加えたい場合には、POSに存在しない情報を追加してあげる必要があります。

もちろん、dPackの商品マスタメンテナンスの画面でひとつひとつ修正できますが、複数の商品の修正を行う場合は作業の手間を省略するために、EXCELファイルでダウンロードして、修正し、そのままアップロードすることで、作業を効率化することができます。

ここでは、商品マスタの商品分類に登録した「集約商品」の値を追加する方法を説明します。

下記の例では、すでに他店舗で登録されていた「ビール 小」「ビール 中」「ビール 大」が商品マスタに存在しているものの、その「集約商品」という分類が登録されていません。

「取扱店舗」に「6」と表示されていることから、この3つの商品は他の6店舗ですでに販売していた商品だということがわかります。

この状態で、4〜6行目に表示されている「ビール中」と同じように「集約商品」の名称として「ビール」を登録していく方法を例にご説明します。

(1)商品マスタのダウンロード

商品マスタの画面を開いて、商品一覧画面で「ダウンロード」ボタンを押して、dPackに登録されている全商品のデータをダウンロードすることができます。

ダウンロードしたファイルはEXCELファイルですので、そのまま保存していただき、必要な修正を加えてください。

そのとき、EXCELファイルの列を削除したり、行番号の1行目(非表示にしています)や2行目(項目名が記載されています)を削除したり変更したりしないでください。(アップロードができなくなります)

3行目より下のデータについては修正することができます。

また、修正しない行についてはアップロードする前に削除して、メンテナンスしたい商品だけ残して修正していただいても大丈夫です。下記の例は、商品名に「ビール」という文字が含まれる商品だけ残して、それ以外の商品の行は削除しています。

メンテナンスは「集約商品」の名称に「ビール」を登録しています。

(2)商品マスタのアップロード

修正したEXCELファイルをそのままアップロードして、dPack商品マスタのメンテナンスを完了させることができます。

商品マスタの「アップロード」からファイル選択画面を開き、アップロードしたいファイルを指定してください。

これで、商品マスタのメンテナンスが一括でできるようになりました。

過去にすでに登録されていた「ビール 小」「ビール 中」「ビール 大」の「集約商品」の名称にもビールと登録できています。

これで、商品マスタの「集約商品」は修正されましたので、売上分析でも「ビール」として集計されます。