スマホでdPackにログインすることはできますか?

はい、可能です。dPackではログインしたときに最初に表示される画面をどの画面にするのかを設定できるのですが、その初期設定が「店舗別業績照会」という画面になっています。

その画面では、各項目を表示するしないを制御できて、その状態をログインした端末ごとに保存できますので、常に同じ画面をチェックしたい人に最適です。

以下に、その画面の動きを動画にしていますのでご覧ください。

それでは、画面の説明をします。

(1)店舗別業績照会

dPackは開発当初からPOSから得られる情報を瞬時に経営分析に活用することを目指して開発しています。ですので、ログインして最初に見たい情報は、店舗別の業績がどうなっているのかだと考えて、この画面を初期設定にしています。

店舗別業績照会は、本日の売上、累計売上だけでなく、その予算と対比などが行うことができます。

この動画では、スマホで見たときにどのように見えるかという画面ですので、表示スペースに限界がありますが、パソコン画面では以下のように見ることができます。

パソコンではすべての項目を表示しても総覧性があって良いのですが、スマホなどでは重要な指標だけを見たいと思いますので、その表示するしないを制御することができます。

その他の業績照会画面や売上分析画面については、こちらをご覧ください。

(2)表示項目の制御

画面上部にある検索条件窓を開いて、「表示する項目の設定」から表示の切り替えが可能です。

ここでは、本日の予算が知りたかったので、1行目にある本日売上の予算にチェックマークを入れました。この状態で保存ボタンを押して元の画面に戻ります。

すると、本日売上の実績の前に、予算が表示されています。

このように、狭い画面上で必要な情報だけを表示することで、スペースを有効利用しています。

(3)分析パターンの切り替え

dPackの重要な機能に「分析パターン」があります。これは、店舗業績だけでなく売上分析や在庫照会にもこの制御を使用するとても重要な機能です。

たとえば、Aさんは全店舗の情報を照会してもよいが、Bさんは関東店舗だけを照会する権限があり、Cさんは自店舗だけを照会することができるという制御をしたい場合に、その照会する範囲を定義したマスタを「分析パターン」マスタといい、その人はどの分析パターンを使うことができるかという設定をすることで、照会範囲を制御することができます。

動画の事例では、初期表示であった「全社」かた、分析パターンに「スーパーバイザー順」を選んで再表示しています。

この分析パターンを切り替えるだけで、店舗の整列順や集計範囲を切り替えて表示することができます。

(4)分析パターンマスタ

このように画面で選択することのできる分析パターンは、分析パターンマスタで設定して、ログインしたユーザーに割り当てることができます。

たとえば、さきほどの「スーパーバイザー順」という分析パターンをマスタ設定して、これを使用することのできる人を関連づける設定を見てみましょう。

この画面は分析パターンを作成して、その参照可能な人を選択する画面です。

いま、6人の人がこの分析パターンを使用できるように設定されています。

その6の数字をクリックすると、誰がその分析パターンを使用することが許可されているかが確認できます。

このように、分析パターンは、

・どの範囲の店舗の情報を照会することができるか

・その集計をどのように区分して小計、中計、合計として設定するか

・その分析パターンは誰が使うことができるか

という3つの設定をすることによって、自由に照会画面の権限を制御することができます。

POSで部門や商品を登録するときに注意すべき点がありますか?

はい、とても重要な点が2つあります。

・部門コードを店舗間で重複設定しないこと
・商品コードを店舗間で重複設定しないこと

この2点を必ず守っていただく必要があります。

(1)問題点の現状把握

POSを新しく導入されるときに、商品だけでなく部門を設定することが必須になっています。これは、部門が消費税の税率区分をっ設定する対象となっているためで、その設定を行わないと標準税率と軽減税率の使い分けができなくなっています。

このシステム構造は、2019年10月1日に複数税率の仕組みが導入された際に、商品ごとに設定するのではなく、部門ごとに設定することで各社がシステム設計したためです。具体的には、食品や新聞という部門によって軽減税率の適用がされたため部門で制御することになりました。また、外食産業が標準税率になったものの、持ち帰り商品は軽減税率になったため、これについても部門で区分するのが最も適切であったためです。

さて、物販店も飲食店のどちらも小売店においては、POSを新しく導入されるときにそのような部門を設定しますが、一つの事業会社において、複数の業態が店舗展開されていることは珍しくありません。

例えば、ラーメン店と和食店や食品スーパーと雑貨店など、いろいろな業態展開が考えられます。

このようなケースで、POSの部門設定が次のようになっていることがあります。

食品スーパー雑貨店
部門みそ、醤油、塩ライセンス品、文房具
商品みそラーメン、醤油ラーメン、塩ラーメンぬいぐるみ、タオル、下敷き、鉛筆

このような場合に、POSの部門コード設定および商品コード設定について、次のような設定にされているケースが多いです。

食品スーパー和食店
コード  名称コード  名称
部門01    みそ01    ライセンス品
 商品 100    みそラーメン 100    ぬいぐるみ
02    醤油 200    タオル
 200    醤油ラーメン02    文房具
03    塩 300    下敷き
 300    塩ラーメン 400    鉛筆

そこで、在庫管理をしたい場合に問題が生じます。なぜなら、商品コード(=材料コード)の100番が味噌ラーメンなのかぬいぐるみなのか、コードが重複してしまうために、判別がつかない状態になるからです。

もし、この商品がみそラーメンもぬいぐるみも、他社製品だったときにそれぞれJANコードがついている場合には、この重複はありえないので何の問題もありませんが、自社コードをPOSに付した場合は、上のように重複してしまう設定をされていることがよくあります。

同様に、部門についても部門コードが同じ01で「みそ」なのか「ライセンス品」なのかわからなくなってしまい、dPackに自動連携したときには、あとからデータ連携した方で上書きされてしまいます。

(2)解決するための対策立案

このような状態を解決するためには、業態を横断した共通部門として設定することが理想的ではありますが、業態の内容があまりにも異業種すぎる場合には、共通部門として標準化することは難しいのが現実です。

実際に、前述の例のように、まったく異なる商品群を取り扱っていて品揃えが多種多様に渡る場合には、部門の統合はまず不可能と言えるでしょう。

そこで、部門を分けるために、業態ごとにゾーンを分けて設定していただくことをお願いしています。

上の図は、部門コードを業態別に割り当てて、その上で、商品コードが重複しないように部門コードを先頭2桁に割り当てているという設定例です。

このように設定することで、部門重複がなくなり、売上分析でも部門別の売上高を区分して集計できますし、在庫管理の際にも同一商品に一意(ユニークとも言います)なコードを付して在庫数を集計できますので、運用面で問題なく進めることができます。

(3)そのように設定する理由

ここで、どうしてそのような設定にすべきなのかを考えてみましょう。

まず、自社のオリジナル商品(製品)が新しく開発されたとします。もしその商品にJANコードを付けたとすると、次のようなコードの付番方法が適用されることが決まっています。

【GS1 Japan(一般財団法人流通システム開発センター)より引用】

例えば、この図の一番右側の(C)7桁事業者コードで見てみましょう。最初の「49」が日本の国番号を表していて、「12345」が事業者のコードです。その次の「67890」が商品に付されたコードで、これによって商品を判別することになります。

このJANコードは、必ず一つの商品に一つのJANコードという関係になっています。中身が同じ商品でも、デザインが違う場合や、6本セットや1ダースなど荷姿が違う場合には、その商品単体とは別のJANコードをつけて、「別々の商品として分けて管理したい」場合に対応します。

例えば、お客様から受注したときに、どの商品を出荷すべきなのか、品違いをしないように設定されているのが商品コードですよね?ですから、別々のモノとして区分管理したい必要に応じて、商品コードは分けられています。

その逆に、まったく異なる商品が同じJANコードで管理することはありえるでしょうか?

極めて例外的なケースで、例えば「この箱の中にあるハンカチはどれでも100円」のような販売方法ではそういうことも考えられますが、それはそもそも「異なる商品」ではなくなっています。

このように、別々の商品として管理したい商品は、商品コードが異なるというのが一般的な管理方法です。

次に、部門についてですが、POSでの部門設定については、1つの商品に対して必ず1つの部門設定ですよね。つまり部門と商品は1対1の関係にあります。

1つの商品が複数の部門に登録されるということは、通常はありません。

ということは、ひとつの事業者の中では、実物商品に対して1つの商品コードが付され、その上に1つの部門コードが付されることになります。

このような理由から、部門と商品はどちらも重複した設定をしてはいけないことがお分かりいただけると思います。

(JANコードについてさらに詳しくお知りになりたい方は、こちらをご覧ください)

分析に使用する商品分類は自由に設定できますか?

dPackでは商品マスタに登録できる分類は10種類があります。

その10種類のうち、POSと連動している基本分類とdPackでのみ使用できる拡張分類の2種類があります。

下図の分類種類一覧画面の「部門」〜「未使用」までの基本分類5つ(①〜⑤)と、「ブランド」〜「集約商品」までの拡張分類5つ(A〜E)の2種類があり、このうち、POSと連動することができるのは①「部門」、②「大分類」、③「中分類」になります。

次に、その2種類の分類について説明します。

(1)POSと連動する分類(基本分類)

例えばNECモバイルPOSの画面で商品分類の設定は商品マスタで行います

POSの商品マスタには画面の一番下に「部門」「大分類」「中分類」という3つの分類を設定できるようになっています。この3つの分類をdPackに自動的にデータ連携しています。基本分類の①〜③が部門、大分類、中分類になっているのが下図から確認できます。

(原則法では①部門のみdPackと連携しており、お客様の希望があった場合のみ例外的に②大分類、③中分類の連携の設定を行なっています。その理由は、大分類と中分類については使用されることがほとんど無いためで、コードによる自動連携をしていないことによるものです)

基本分類の④と⑤については将来的な拡張用の予備で、後述する拡張分類と同様にユーザーが自由に設定することが可能です。

(基本分類の②③についても、前述の原則法のように大分類と中分類の連携をしない場合にはそれらも拡張分類と同様に使用することができます。また、基本分類②③④について、POSの大部門(部門の上位概念。下図参照)を自動連携することができます。大部門のデータ連携は当社サポートで設定しますので、最初のご利用申込時にお申し出ください。)

参考【POSの部門マスタにおける大部門の設定画面】

基本分類については、分類をあらかじめ登録することでリスト化することができます。例えば、下図は基本分類⑤の分類名を「産地」に変更して、そのリストをあらかじめ登録した設定例です。

(2)dPackで自由に設定できる分類(拡張分類)

dPackでは、POSで設定した分類以外にも、dPackでのみ使用する商品分類を設定することができます。主に売上分析用に使用する分類です。POSの設定まで戻らなくてもdPack内で完結しています。

(下図の赤い枠部分が拡張分類です)

拡張分類は、基本分類とは違って、分類コードを使用したリストは無く、この入力欄に登録された文字情報だけで分類します。ですので、人間にとっては同じ意味だと思っている単語でも、漢字や文字種が異なると、別々の分類だと認識されますので、入力誤りには注意が必要です。(例えば、大阪と大坂、ビールとビールなど)

この画面にある「ブランド」などの項目名称も自由に変更することができます。

仕入金額を伝票合計で入力することはできますか?

dPackでは仕入先からの納品伝票を、品目ごとに入力することができますが、そのためには食材や商品を材料マスタに事前に登録しておかなければなりません。

一方で、仕入金額だけ管理して支払手続きまではシステム化したいものの、その伝票明細までは必要がなく、合計金額で入力して、その納品事実を記録しておけば良いという運用をすることがあります。

これは、取引を記録している原始証憑はあくまでも仕入伝票(仕入先からの納品伝票)であって、それを保管していることで商取引の証跡となる帳簿書類等の保存の要件を満たしているからです。

dPackでは、そのような簡易的な仕入入力を行うことも可能です。

仕入諸口という品目を材料マスタに登録して、単価変更設定を「金額入力可」の設定にすることで、伝票の明細行または伝票合計の金額を入力することが可能です。

以下に、その画面操作の手順を動画でご説明します。

(1)仕入諸口を材料マスタに登録する

仕入金額だけを入力するということは、伝票に記載された個々の品目ごとに数量や単価を入力しないということですから、その金額だけを入力する設定の材料マスタとして「仕入諸口」という名前で登録します。

メニュー→マスタ管理→材料関係→材料一覧から材料マスタの登録を行います。検索ボタンを押して、「新規登録」ボタンが表示されますので、そこから進みます。

必須入力である「材料コード」と「材料名」を入力します。材料コードは英数10桁です。材料名は仕入金額入力ができることがわかる名称ならなんでも構いません。(例:伝票金額入力、金額のみ、など)

次に、単価変更区分を設定します。

単価変更区分は、仕入入力の時に単価を変更できるかどうかを設定する機能です。これは、例えば社内の購買管理部門が仕入先と単価交渉を行って契約締結していて単価決定権が購買管理部門にあるため、店舗が仕入伝票の入力時に単価を上書きしてしまわないようにする機能です。

その中で、「金額入力可」という設定区分は、例えば食材が不定貫で届けられるため、その仕入金額が重要で、数量や単価は計算根拠にすぎず、円未満端数の四捨五入などで計算が合わないケースなどに使用する設定です。

今回は、その設定を利用して「伝票金額を入力して仕入計上」するように対処します。

(2)仕入諸口を使用できる店舗を指定する

次に、仕入諸口による伝票金額入力ができる店舗を設定しましょう。

このような仕入諸口による伝票金額入力を認める店舗は、一部の店舗だけにすることも可能ですし、スタート時はすべての店舗で使用することも一括設定できます。

材料マスタを登録したら、材料一覧の画面から、もういちど「仕入諸口」の材料マスタを開きます。

すると、こんどは画面上部に複数の設定タブが表示されます。

左上の「仕入諸口」という材料名が表示されていて、その下に「詳細情報」「商品構成」「取扱店舗」「アレルギー設定」「取扱業者」などの表示があります。

この中の「取扱店舗」をクリックします。

初めてこの「仕入諸口」の取扱店舗画面を開きますので、まだ店舗が登録されていない状態です。

ここで、画面下部の「取扱組織登録」ボタンを押します。

ここで、全ての店舗を選択するときには、「すべてのチェックを入れる」を押せば、全店舗を一括登録できます。

これで保存ボタンを押して設定完了です。

(3)移動伝票で仕入金額を入力する

設定が完了したので、次に仕入金額の入力画面です。

購買管理機能を使用されている場合(dPack BusinessまたはPremiumをご利用の場合)には、発注納品機能が使用できますから、仕入入力はそちらから行うことが運用想定ですが、このケースのように仕入金額だけの入力で良い運用を行う場合には、その機能を使用しなくても移動伝票を使用して簡易的に仕入入力が可能です。

(購買管理機能を使用して発注無しで仕入入力から始めたい場合はこちらをご覧ください)

まず、メニュー→在庫管理→在庫移動から入って、

店舗を選んで仕入金額を入力したい店舗を選択します。(ここに表示される店舗は、従業員ごとに表示する店舗を設定できます。通常は自店舗だけが表示されます)

次に、仕入金額を入力する材料を選択するのですが、もし他の材料を登録していなくて「仕入諸口」だけの登録であれば、この画面には最初からその材料しか表示されず、間違うことはないです。

ここで伝票の「追加」をクリックします。

次に表示される移動伝票の画面は、仕入だけでなく全ての在庫移動を入力できる画面で、この画面で「仕入」区分を使った入力を行うことができます。

ここで仕入先も自由に選択できます。

購買管理機能を使用して、その材料マスタ登録時に取扱業者を指定した場合は、購買管理機能の発注および納品の画面では、このような自由入力はできません。発注先を間違えたりしないように、マスタで制御しているからです。けれども。移動伝票はイレギュラーに備えて何でも入力できる魔法の伝票なので、この設定の有無にかかわらず入力が可能です。

(購買管理機能の仕入先取扱材料の設定方法はこちらをご覧ください)

このように、仕入金額だけの入力が可能になります。

移動数は伝票枚数や行数(=品目種類数)を入力するなどの運用ルールを自由に決めると良いと思います。また、仕入先からの納品伝票番号をメモ欄に入力するなどの運用ルールも有効です。

発注入力しなくても納品を仕入入力できますか?

dPack Businessでは購買管理オプションが標準装備されていますので、発注納品の業務をシステム処理することができます。

ところが、発注入力を行わないケースもよくあります。例えば、発注は仕入先が用意しているオンライン発注システムを使用している場合などです。

それ以外にも、電話で発注していたのを入力し忘れていて、納期になって突然、品物が届いたということもあるでしょう。それをわざわざ発注から入力するのは面倒ですね。

dPackでは、そんな場合でも納品処理から仕入入力を開始することができます。

まずその作業手順を動画でご紹介します。

ここからは、その作業手順を画面ごとに解説していきます。

(1)仕入先の選択

dPackでは、店舗ごとに仕入先を事前に登録しておき、「この店舗ではどこの仕入先から仕入できる権限があるのか」を制限して、入力間違いの防止や、仕入先を一覧から選択するだけという利便性を追求しています。

この画面では、従業員「D.モーガン」さんがログインし、その勤務店舗である「阿倍野店」の仕事をしています。

仕入先には、「仕入先Zから大国産業」まで7社が登録されています。この7社が阿倍野店で仕入計上することのできる仕入先という設定をしています。

ここで、大国産業から品物が届いたとしましょう。納品入力のために、赤い枠の部分をクリックします。

大国産業で取り扱っている仕入品が一覧表示されます。

(2)納品伝票の入力

実際に到着した品物が、納品伝票に4行で以下のように記載されていたとしましょう。

行番商品名納品数
1行目ちくわ3個
2行目玉子6パック
3行目キムチ5パック
4行目カレー粉5袋

dPackの画面では、この1行目から順にチェックマークをつけていくことができます。(もし発注から入力していれば、この作業は必要ありません)

ここで、次へボタンを押すことで、伝票入力画面に進みます。

納品伝票に記載されている伝票番号などを入力し、納品数を入力します。

タッチパネルで入力するときには、画面のようにテンキーが表示されますので、iPadなどを使えば、店頭や倉庫などの検品現場での入力が可能です。

これで保存ボタンを押すと、伝票入力は完了です。在庫にも反映しています。

納品一覧をみると、納品済みのところにいま入力した金額(税抜)が反映されています。

(3)単価変更したい場合や金額入力する場合

この画面では、納品単価が自動的に表示されていますが、この単価を修正上書きする運用をしたい場合は、材料マスタで上書き可能の設定(単価変更可)を行うことができます。単価ではなく納品金額をそのまま入力する設定(金額入力可)にすることも可能です。

(4)納品数量の単位と在庫管理単位が異なる場合

納品数量と社内在庫管理の単位が異なる場合は、仕入先ごとにその設定ができます。

例えば、牛肉のようにパックで発注や納品を入力するものの、在庫管理はグラムで計測している場合に、次のように設定します。

この設定例では、発注と納品の両方で「パック」での入力ができることと、1パックの納品があったときに、在庫管理では入庫2000グラムで入庫するように設定されています。

こ画面は、材料マスタの上部にあるタブ「取扱業者」を選択してメンテナンスすることができます。

(5)バーコードラベルを発行する場合

各種商品(=材料)には、仕入先からJANコードがついていないものがあります。在庫管理のために店頭商品にはバーコードを貼りたい場合に、インストアコードをつける場合もあります。

そのときに、仕入先から品物が届いて入庫する前にそのバーコードシールを貼っておきたいので、この納品作業をしたときにバーコードシールを発行することができます。

いま、先ほどの仕入品のうち「玉子」と「キムチ」をバーコードシールの発行する設定をしてみました。

こうすることで、納品入力画面を表示したときに、自動的に「ラベル発行」のチェックが入るようになります。

この納品伝票にはバーコードシールを発行する商品が含まれてますよというお知らせでもあります。

この画面から納品登録すると、次の画面で表示されるバーコード発行を押します。ラベルシートの種類は過去に使用したものを再表示しています。発行枚数も自動的に納品数量になっていますので、そのまま発行ボタンを押すだけです。

この画面では、ラベルシートの途中まで使用したものでも、途中から印刷できるように、印刷開始位置を指定することができます。

次の画面からEXCELでバーコードを出力したファイルをダウンロードできます。

仕入先から入荷する前に先にバーコードシールを準備しておきたい場合には、発注入力から行うことで、これと同様に入荷予定からバーコードを発行することが可能です。

バーコードラベルの印刷開始位置を「2段4列」と指定した場合は以下の通りです。