在庫管理はその動きを記録するところから始めます

店舗で在庫管理をしたい時に、初めにぶつかる問題は販売した商品の数量をレジで入力した上に、在庫管理システムにも再入力しなければならない問題でした。EXCELで在庫管理しているケースも多いのです。せっかくPOSを導入したのに、その二重入力がそのまま続くのでは意味がありません。

dPackは売上数量データをPOSから取得していますので、この数量を在庫から自動的に引き落として常に最新の在庫数がわかるようにしています。

それでは、その在庫数を増やしたり減らしたりする機能をご紹介します。

1.在庫数量を増減させる種類(入出庫区分)

dPackではすべての入出庫を広い意味で「在庫移動」ととらえています。その在庫移動について「どういう理由で移動したのか=入出庫区分」を記録することで、在庫管理がわかりやすくなるという考えで作られています。

①売上(レシートデータから自動出庫)

POSから取り込んだレシートデータに記録されている売上数量を、在庫数量から自動的に減らすことができます。

POS上で返品処理が行われた場合には、自動的に増やすことができます。

 

②仕入

店舗が仕入れた商品数量を入力するときに使う入出庫区分です。発注納品や社内仕入の機能を使わないでシンプルにただ仕入れた商品数量を入力するときに使用します。

別に用意されている社内仕入の仕組みや開発中の発注納品機能を使用すると、自動的に入庫されるのでこの作業は必要ありません。

 

③出荷

店舗がネット販売などで商品を直送出荷したいときなどに使用します。POSを使わないで売上計上する場合などに必要な入出庫区分です。

 

④廃棄

残念ながら売れ行きの悪い商品や品質劣化などの理由で在庫から減らして廃棄する場合に使用する入出庫区分です。廃棄には賞味期限切れなどの正当な理由で廃棄することもありますので、これを区別して登録することが可能です。

 

⑤移動(店舗間移動)

在庫を他の店舗に移動させて販売機会をうかがうなどの対応をするときに使用する入出庫区分です。出庫(在庫減)だけでなく、受け入れた側の店舗では入庫(在庫増)もありますので、同様にこの入出庫区分で登録します。

店舗間移動だけではなく「組織間移動」機能ですので、本部への移動も行うことができます。この区分は全社的に合計するとプラスマイナスがゼロになる運用ルールになるでしょう。

iPadなどタッチパネルを使用して入力するのでテンキーが表示されるように作られています。キーボードが表示されて画面が狭くなることはありません。

 

2.実地棚卸と在庫差異

店舗によっては、毎週または毎月(または責任者の人事異動の時)に実地棚卸を行って、実際の有り高を確認することがあります。その時に棚卸数量を入力することができます。また、実地棚卸数量を入力すると、帳簿上の在庫数量(理論在庫と呼ばれる方もおられます)との差異を数量と在庫評価金額で自動計算表示することができます。

⑥棚卸

店舗別に棚卸を行うことができます。棚卸の情報は過去の棚卸日ごとにと登録することができます。

棚卸入力は、その商品を選んでから画面上でテンキー入力できます。

商品を目の前にしてバーコードを読み取って数量だけ入力していく実地棚卸方式にも対応しています。

店舗内に在庫置き場が複数ある場合には、置き場所を分けて棚卸することもできます。簡易ロケーション管理機能です。

⑦在庫調整

棚卸が確定すると、在庫数量を正しい数量に変更しなければなりません。dPackでは在庫の差異を計算していますので、その値で自動的在庫調整を行うことができます。

在庫調整は、在庫数量を上書きするのではなく、在庫移動の一種として自動入力されるので、その時に使用する入出庫区分が在庫調整です。

3.在庫照会

在庫の動きを日付順に見ることができるのが在庫照会の入出庫台帳です。

在庫がおかしな動きをしていないか、入力間違いがないかなどをここで発見することができます。

棚卸で差異が出たときにも、この入出庫台帳で原因を探ります。仕入数量を間違っていたり、品番を間違っているなどの差異の原因が帳簿上(理論上)の間違いであることを発見できます。

棚卸は実際に数えた数量が間違っている場合もありますが、在庫管理に登録するのを間違っている場合もありますので、十分な確認作業が必要です。

 

 

 

日報は店舗と本部をつなぐメッセージです

当たり前ですが本部や他の拠点から離れたところにあるのが店舗です。店舗はそのお客様に近づくために出店しているのです。だとすると、店舗と本部をつなぐ仕組みが必要でした。

それがこの「日報」機能です。定期報告としていますので週報でも構いません。それは運用ルールに基づいてください。

毎日の売上データ等を日報入力する必要はありません。POSデータを取り込んでいますので、自動的に数値を表示します。日報入力をする日付を選んで、入力を開始することができます。

日報入力する項目は、各社各様に異なっていますが、dPackでは標準的な日報として、

①売上情報

②支払情報

③現金管理

の3種類にまとめました。項目名称が青い文字になっているところは、詳細が入力できることを表しています。

元になるレシート番号がわかっている返品は、レシート削除(VOID)報告や返品報告書を理由付きで報告することができます。

こうして、店舗と本部をつなぐ日報機能が準備されているのです。

 

 

予算を登録する(売上予算、仕入予算、人件費予算)

店舗管理に必要な要素に、予算登録の機能があります。店舗が独立して採算がとれているのかどうかを把握することは、減損会計が適用されている現在ではとても重要な指標となるのです。

予算といっても、売上だけではありません。仕入も人件費も予算設定が必要です。これら仕入高と人件費を管理可能費といいます。店舗運営には、廃棄ロスが生じないように仕入れ、無駄な人員配置が生じないよう効率的なシフトを組むことが求められているのです。

1.予算登録を行う店舗を選ぶ

予算設定を担当する人が、複数の店舗を担当しているケースもありますので、予算登録はまず店舗を選択するところから始めます。予算を入力したい店舗名をタッチします。


【便利な使い方】

この画面で店舗予算が一覧表示されているので、どの店舗がどこまで予算登録が進んでいるのかを進捗管理することができます。全社の予算編成責任者は、この画面を見て各店の予算作成者を指導することができます。


2.予算登録は原則として日次で

予算と言っても、金額を入力するだけではありません。例えば、売上予算については、客数や客単価という過去の統計上の数値がベースとなって将来の変更点を加味して、結果的に売上高を推定することができるのです。

客数は前年比同数としても曜日によって変化するでしょう。客単価は商品構成やおススメによって店頭の努力によって計画的戦略的に引き上げていくことができるのです。

同様に、仕入予算は仕入率(≒原価率とみなしています。在庫量に大きな変動が無いと前提しているからです)は、取り扱う商品の付加価値によって変化するので、予算を組む時の商品戦略に基づいて予想していきます。付加価値の高い商品を品ぞろえすること、新商品を開発することを想定しながら仕入予算を編成します。

人件費予算は売上高に連動して変動費として考えます。なぜなら効率的な人員配置が必要だからです。無駄な人件費が発生しないようにコントロールすることが求められるでしょう。

これらを日次で予算組みすることは大変そうに思われるかもしれません。しかし、慣れてくると経営者間隔が身についてくる大切な業務ノウハウであることがわかっていただけるでしょう。

日次で登録した予算を月次で集計して、俯瞰してみます。特にバランスが偏っていないかをチェックするのに有効です。

また、日次よりもっと細かい「時間帯別」に予算登録したいという場合にも対応しています。

3.EXCELファイルでアップロードして登録

予算の登録は、画面上からの入力だけでなく、EXCELファイルにダウンロードした後で、EXCELにて入力し、そのファイルをアップロードすることで一括登録することができます。

こうして登録された「予算」は、すべて分析画面の表示項目として使用されるのは言うまでもありません。

 

分析項目はカスタマイズが可能です

業績照会や売上高の分析画面はカスタマイズ要望が多い機能です。それぞれの会社が各々の切り口で照会したいというニーズが多いのです。また会社だけでなくユーザーごとにもいろんな集計の方法や数字の見方がありますので、すべてを網羅できることはできなくても、自由度を高める設計をしています。

その機能をいくつかご紹介しましょう。

1.項目表示・非表示の設定

表形式で表示する時に、横軸を多く表示すると横スクロールが長くなって見ずらくなることが多いです。

そういう時のために、横軸に表示する項目についてはユーザーが自由に設定変更できるようになっています。しかもその設定はユーザーが使用するブラウザごとに保存されるので、直前に行った設定を記憶してくれるように設計しています。

2.分析パターン設計と参照権限

業績照会の集計するグループや整列順序などを「分析パターン」として名前を付けて保存することができます。さらに、そのパターンごとに参照する権限をどのユーザーに与えるかどうかを設定してセキュリティレベルに応じた照会制限をかけることが可能です。

この参照権限の設定は、日報でも適用されます。

このように、dPackは営業秘密を守るための法的な前提条件である「秘密管理性」について準拠できるように設計されています。

 

 

 

多種多様な分析画面がすぐに使えます

私たちがdPackを20年前に開発した時から、売上分析機能に注力してきました。それは当時のPOSではその記録した膨大な売上データを集計したり分析することはほとんどできなかったからです。

dPackでは20年前から売上データをレシート単位(トランザクション)で保管しています。数億レコードにおよぶ売上データを使って売上分析ができます。それはBigデータという言葉がこの世にまだ存在しない頃からです。

ここでは、その分析画面のいくつかをご紹介しましょう。

1.業績照会

POSデータを使えば、表形式やグラフでいろんな切り口での集計が可能です。例えば店舗別に並べて業績を比較したい場合には「業績照会」機能が便利です。業績照会は、日別、週別、月別だけではなく、セール期間だけの日付範囲指定や検索条件による絞り込みも可能です。

また、その表やグラフを集計したり参照する権限もユーザーごとに設定できるので、見せるべきものは見せ、見なくてよいものは見せないようコントロールできます。

①店舗別業績照会

もっともオードドックスな店舗一覧形式の業績照会です。


②日別業績照会

全店合計で表示していますが、虫眼鏡の欄にある抽出条件を店舗に変更すると、その店舗だけの表示に切り替えることができます。


③週別業績照会

週毎に集計することができます。店舗や期間を指定することができるのはすべての画面で可能です。


④月別業績照会

前年同月との比較に使用することが多い集計表です。月次決算で予算との比較などにも利用されます。


⑤曜日別業績照会

指定した期間で曜日別に集計するとどのような特徴があるかを見る表です。曜日別の業務負荷を測定してシフト管理などに役立てることが多いです。

 


【便利な使い方】

さらにこれらのデータはグラフ表示に切り替えたり、EXCELで使用できるファイルでダウンロードすることもできます。

2.時間帯別売上分析

レシートデータを保持しているからこそ複数軸で集計できるのが、売上分析の強みです。

①時間帯別売上

②時間帯別売上(店舗別を横軸)

③時間帯別売上(部門別を横軸)

④時間帯売上(日別を横軸)

⑤時間帯別売上(月別を横軸)



表形式は、横軸と縦軸の組み合わせで表現しますので、いろんな組み合わせを用意してあります。上記の表の横軸を、縦軸に追加した表形式です。

⑥時間帯別店舗別売上

⑦時間帯別担当者別売上

⑧時間帯別部門別売上

 


3.部門別売上分析

小売店では商品の種類を「部門別」とし集計することが多いので、部門別売上集計も多種多様に用意しています。

①部門別売上

②部門別売上(店舗別)

③部門別売上(時間帯別)

④部門別売上(日別)

⑤部門別売上(月別)


また、店舗別を縦軸に移動して表現します。EXCELダウンロードなどで扱いやすい形式です。

⑥部門別店舗別売上

⑦部門別担当者別売上

4.担当者別売上分析

小売店のなかでも販売担当者ごとに売上を集計することがよくあります。販売担当者に予算目標設定がされていたり、個人の業績評価に使うことができます。

①担当者別売上

②担当者別売上(時間帯別)

③担当者別売上(部門別)

④担当者別売上(日別)

⑤担当者別売上(月別)


5.店舗別売上分析

店舗別の売上分析は翌期の予算作成などでよく利用されています。

①店舗別売上


②店舗別売上(時間帯別)

③店舗別売上(部門別)

④店舗別売上(日別)

⑤店舗別売上(月別)

6.商品別売上分析

レシートデータを保持しているからこそ可能になるのが商品別売上分析です。

①商品ABC分析

②商品別売上(店舗別)


③商品別売上(日別)

④商品別売上(月別)

⑤商品別売上(曜日別)

⑥商品別店舗別売上

⑦商品別担当者別売上

 

これからもご要望を取り入れながら分析帳票画面は増やしていく予定です。