シフト計画を作る画面ではどんな操作をしますか?

dPack Shift & Timeclockでは、勤怠打刻による実績シフトだけではなく、シフト計画として予定シフト、その作成の参考となる希望シフトの作成ができます。

スマホを使って各自のシフトに入りたい「希望」時間帯を入力してもらい、店長などのシフト管理者が、そのコピーを使って「予定シフト」を確定させていくという手順です。

ここでは、来週のシフトを作成するために、店長が希望シフトを入力するようにアナウンスしたところから、画面イメージをご説明します。

設例

【当日の日付】12月11日

【来週の日付】12月16日〜21日の7日間

シフトの社内運用ルール

一部の社員(名前:D.モーガン)と、アルバイト3名に対して、店長が希望シフトを入力するように依頼

店長と社員とシェフの3名は、アルバイトの希望を優先しながら予定シフトを決めていくようにしている

(1)画面上の操作イメージ

まずはじめに、画面の動きを動画でご案内します。

(2)希望シフトの入力

ここから、各画面の説明をします。

勤務時間を変則的に決定する従業員については、社員やアルバイトを問わず、希望する勤務時間帯(希望シフト)を申請することができます。

希望シフト入力をすると、カレンダーにその入力内容が表示され、希望内容が一覧で見ることができます。

ここでは、社員のなかでも勤務時間を変則的に希望することができる契約になっているD.モーガンさんが、自分の勤務可能な時間帯を申請したとしましょう。

D.モーガンさんは、1週間のすべての曜日に基本的にお昼の時間帯をメインとする「パターンB 昼番」を希望しました。

これは、シフトに入ることのできる「出勤可能日時」という意味であって、休日無しに働くと言うことではありません。あらかじめ店長から、「シフトに入れる日はすべて希望で入れておいてほしい」との依頼を受けているとします。

このように、あくまでも希望に過ぎませんので、社内で入力ルールを作っていただいて自由に登録することができるでしょう。

また、希望シフトはスマホからだけでなく、もちろんiPadやPCなどのブラウザから入力することが可能です。

(3)予定シフトの作成(PC)

次に、店長などのシフト管理担当者が、予定シフトを作成して確定させていきます。ここでは12月16日からの1週間の予定を考えていますが、予定シフトは1日ごとのシフトを作成していきます。

例えば、この12月16日はお客さんの予約が多く、この店舗に所属している全員でシフトを作成した例です。

シフトはPC画面を使った場合のみ、グラフでの入力が可能です。
(iPadでの入力は勤務パターンを選択する方法のみ対応しています)

このように、店舗ごとにシフトを作成していく画面では、希望シフトをコピーして予定を作成することができます。上の例では、希望された勤務可能時間帯をすべてそのまま予定シフトとして決定した、という例です。

あとから追加した社員3名(店長含む)は、希望シフトがありませんので、予定から作成しても構いません。

これで予定シフトは完成です。

(PCから見たガントチャート)

予定シフト表を印刷して貼り出したり、スクショを共有しても良いでしょう。

また、希望シフトはあくまでも「勤務可能」を入力してもらっているので、シフト管理担当者が、週の労働時間を確認しながらシフトに入らない日を調整して、予定を組むことになります。

ここでは、D.モーガンさんの希望をコピーして予定シフトにしましたが、予定だけ削除しています。

同様に、希望シフトは勤務パターンBの昼番だけでしたが、日曜日のシフトだけどうしても夜に人が足りないので勤務パターンCの夜番に変更できないか相談のうえ、予定シフトを変更したとしましょう。

グラフに表示されている時間帯は、マウスのドラッグで左右にずらして、勤務時間を変更することができます。(PCのみの機能です)

(4)予定シフトの共有

確定したシフトはすぐに全員と情報共有できます。

スマホで入力した希望に対して、予定がどのように変更されたかも画面上で確認できます。

上の例では、18日は休日になっていますね。

(5)iPadでのシフト作成

PCを使用するとグラフ入力によるシフト作成が可能ですが、iPadではタッチパネルだとかえって使いにくいため、iPadの場合には「タブレットモード」を選択し、勤務パターンを選択する画面で入力することができます。

勤務パターンによる時間帯が習慣化され、頭の中に入っている場合には、こちらの方がタッチパネルの特性を活かして、入力が早いというメリットがあります。

また、iPadからでも画面表示するだけならグラフ表示で目視確認することも可能です。

(iPadからみたガントチャート)

ここまで、希望シフトと予定シフトの管理機能を説明しました。

予定シフトと比較される「実績シフト」については、勤怠打刻(タイムレコーダー)を使用することで、自動的に入力されます。

勤怠打刻の機能についてはこちらをご覧ください。

勤怠打刻(タイムレコーダー)はどんな機能がありますか?

dPackでは、シフト管理ができるだけでなく、勤怠打刻(タイムレコーダー)の機能もあります。

シフト管理は「希望シフト」「予定シフト」の作成をする機能ですが、勤怠打刻は「実績シフト」の自動入力になる機能です。

(シフト管理の機能についてはこちらをご覧ください)

それでは、実際の勤怠打刻(タイムレコーダー)の操作画面をご説明します。

勤怠打刻については、POSやdPackに使用されているiPadからも打刻作業が可能ですが、できればタイムレコーダーとして専用機器を置かれることが多いです。

ですので。勤怠打刻の画面は、通常のdPackの画面とは異なるURLで使用することができるようになっています。

シフト管理にて「予定シフト」に入っている従業員は、濃い青色で表示され、シフトには入っていないけれどこの店舗に勤務する可能性のある従業員は水色で表示されます。

現在出勤していたり、今日の勤務が終わった従業員は緑色で表示されます。

アンケート調査を行う機能もあり、その設問を自由に作成することができます。

この機能を使うと、体調管理などの調査にも使用することができます。

また、カメラ付きのタブレットを使用している場合には、フロントカメラで出勤した従業員の顔写真を撮影して、打刻のなりすまし防止や、体調チェックや身だしなみを確認することもできます。

dPack EDIの発注から納品までの画面操作について

dPack Businessをお使いのお客様は、仕入先とのデータによる発注仕入の機能「dPack EDI」を有償オプションでご利用いただくことができます。

dPack dx-EDIには、発注仕入データファイルを交換するFTP DEIと、仕入先がインターネットを通じてブラウザから受注データを取得するWeb EDIの2通りが選択できます。

ここでは、仕入先がインターネットブラウザで受注、ピッキング、出荷まで行う操作方法を説明します。

設例:

(発注側=dPack Businessユーザー)
DMCデモ株式会社 阿倍野店

(受注側=dPack dX-EDIユーザー)
えびすや

(1)店舗からの発注

店舗から、発注権限のあるユーザーがログインして、仕入先を選んで発注します。

仕入先にはあらかじめ発注可能な品目(その仕入先の取扱品目)が登録されているので、その中から選んで発注数量を入力するだけです。

(2)仕入先の受注と出荷作業

仕入先の「えびすや」では、dPack EDIの画面から受注内容を照会することができます。その画面からCSVデータをダンロードして、自社の倉庫管理システムへ出荷指示データとして取り込むことができます。

倉庫管理システムがなくても、倉庫の在庫置き場所別にピッキングリストを印刷することができるので、簡易的な出庫管理が可能です。

ここで、材料名「昆布だし」が店舗から4袋の発注があったにもかかわらず、倉庫に残り3袋しかなかったため、その旨を店舗に相談して、とりあえず2袋だけ納品して欲しいと合意したとします。

ですので、発注金額と出荷金額が異なることになりました。

(3)店舗の納品処理

EDIによって、店舗と仕入先はデータでつながっています。仕入先から出荷された情報はすぐに店舗でそのまま納品処理できます。(実際には運送会社が運んでいる間は納品待ち状態です)

店舗の納品担当者がログインすると、過去に発注した情報と、仕入先から納品される入荷予定の情報が一覧できるようになっています。

納品担当者は、実際に到着した品目を納品伝票で検品して、納品したことを画面上でデータ確定させるだけで、納品と仕入の作業が完了します。

これで店舗側の納品処理は完了し、在庫に入庫計上されます。

(4)仕入先の進捗管理

仕入先では、出荷した商品が店舗に問題なく到着したか、その納品処理が処理されたかを知る必要があります。

dPack dx-EDIでは、出荷明細照会の画面で、その出荷済みの伝票ごとにどこまで処理が進んでいるかが確認できます。

店舗での処理から本部での確定処理、経理部門での締め処理から支払処理までの進捗状況がこの画面から確認することができます。

店舗側で納品処理が行われた時に、単価の間違いや数量の不足などのイレギュラーが生じている場合に、納品伝票が修正されていることがあります。その場合には、伝票確認画面で仕入先からもその内容が確認できます。

(5)仕入先の照合と入金予定

店舗側で締め処理が行われ、支払が確定されると、仕入先の入金予定として表示されます。

店舗側から本部にて支払い確定したあと、支払明細書(請求書)をPDFファイルでダウンロードでき、その情報を伝票単位で画面にて確認することができます。

仕入先は請求書の発送が必要なくなりますし、店舗側では納品事実を仕入先に連絡することで、納品書と請求書の照合作業から解放され、大幅な合理化が可能です。

施設内に売り場が複数あり、POSも各売り場に設置されていますが、売り場ごとの在庫管理は可能ですか?

店舗や施設の中に複数の売り場が分散していて、それぞれにPOSが設置されているケースではその売り場ごとに「店舗」として運営するのではなく、施設全体を「店舗」として運営されていることがあります。その場合、NECモバイルPOSでは標準料金で3台までPOSを設置でき、さらに別途有償にて台数の追加も可能です。

このような場合、dPackも同様に施設全体を1店舗(=1拠点)としてご利用いただけますが、その場合は在庫管理は「拠点ごと」になってしまうので、商品の在庫数量は全売り場の合計つまり施設全体の合計数になってしまいます。ですので、そのままでは売り場ごとの在庫数量を別々に把握することはできません。

ただし、次の条件のどちらかに当てはまる場合には在庫管理が可能になります。

(条件1)POSの「部門」が売り場ごとに分けられていて、その取り扱い商品が異なる場合
(条件2)同じ商品であっても「部門」ごとに別商品としてPOSに登録されている場合

それでは、その2つの条件を詳細に見ていきます。

(1)POSの「部門」が売り場ごとに分けられていて、その取り扱い商品が異なる場合

dPackの商品マスタは原則としてPOSの商品マスタと自動連携していますから、POSに登録された商品がそのままdPackの商品マスタに自動的に連携されます。そのとき、POSで登録された「部門」を在庫管理に使用することができますので、上記の条件を満たせば部門ごとの在庫管理を行うことが、結果的に売り場ごとの在庫管理と同じになります。

上記の(条件1)の場合には、そもそも各売り場で取り扱っている商品が全て異なっており、同じ商品を複数の売り場で販売することが無いのですから、施設内の商品在庫数を合計したとしても、dPackでは部門ごとにそれぞれの商品在庫数がわかるので問題ありません。

(2)同じ商品であっても「部門」ごとに別商品としてPOSに登録されている場合

少し手間がかかるのが上記の(条件2)の場合になります。その理由は、仕入れた商品と販売する商品のコードが異なる状態で使用するためです。

例えば、POSの商品マスタの設定が次のようになっていたとしましょう。

POS商品マスタ  
POS部門POS商品コード(JAN)POS商品
売り場X2 900001 000001商品A(売り場X用)
売り場Y2 900002 000002商品A(売り場Y用)

POSでは「部門」ごとに商品を登録する必要がありますので、上記の「商品A」は同じものであっても、POSでは商品コードが異なる別の商品として登録しなければなりません。(※ 29から始まる14桁のPOS商品コードは社内だけで使用するインストアコードを表しています。インストアコードはJANコードの無い商品の管理に便利です。詳しくはこちらをご覧ください)

POSとのマスタ自動連携を選ばれた場合(当社が初期設定にて登録します)は、自動的にdPack側でも次のように商品マスタがコピーされます。

dPack商品マスタ   
dPack部門dPackPLUコード(JAN)dPack商品コードdPack商品
売り場X2 900001 00000100000 00001商品A(売り場X用)
売り場Y2 900002 00000200000 00002商品A(売り場Y用)

上記のように、「部門」もJANコード(=PLUコード)も、商品名もすべてPOSとまったく同じデータがコピーされるようになっています。(※ dPack商品コードは自動的に採番されます)

さて、商品Aが仕入された時の仕入先商品コードが「S-12345678」だったとしましょう。この商品を仕入する場合には、材料マスタに次のように登録します。

dPack材料マスタ  
dPack部門dPack材料コードdPack材料
物流倉庫S-12345678商品A(仕入状態)

(dPackでは仕入商品を「材料」と呼んでいます。詳しくはこちらをご覧ください)

さて、この状態で商品Aを100個仕入たとしましょう。在庫が増減したときは必ず移動伝票を入力します。移動伝票を仕入区分で入力すると、在庫照会の画面は次のように表示されます。

dPack在庫照会      
dPack部門dPackPLUコードdPackコードdPack品名仕入売上在庫
物流倉庫(なし)S-12345678商品A(仕入状態)1000100

この状態でPOSで売り上げたとしましょう。例えば売り場Xで20個、売り場Yで10個の売上があったとします。

商品Aは外部の仕入先から仕入したときには商品コード「S-12345678」で仕入していますが、この施設内では売り場に応じて部門を分けて管理しているので、社内専用のコード(インストアコードと言います)で商品登録しています。ですので、このままでは、次のように在庫数がマイナスになってしまいます。

dPack在庫照会      
dPack部門dPackPLUコードdPackコードdPack品名仕入売上在庫
売り場X2 900001 00000100000 00001商品A(売り場X用)020-20
売り場Y2 900002 00000200000 00002商品A(売り場Y用)010-20
物流倉庫(なし)S-12345678商品A(仕入状態)1000100

これを解決するために、物流倉庫から売り場に商品Aを補充するときに「移動伝票」を使って名前を変換してあげなければなりません。具体的には、店舗に補充したタイミングで次のように在庫移動の入力をします。(在庫移動画面で下記の3行を3回に分けて入力します)

dPack在庫移動    
移動区分dPack
部門
dPack材料コードdPack品名移動
補充出庫物流倉庫S-12345678商品A(仕入状態)30(-)
補充入庫売り場X00000 00001商品A(売り場X用)20(+)
補充入庫売り場Y00000 00002商品A(売り場Y用)10(+)

ここで、移動区分として使用している「補充出庫」「補充入庫」は、事前に移動区分として独自に登録し、わかりやすく表示した例になっています。(このように、dPackでは入庫と出庫などのグループ別にそれぞれ10種類の独自区分を登録することができます。)

その結果、次のように正しい在庫数量が表示されました。

dPack在庫照会        
dPack
部門
dPack
PLUコード
dPackコードdPack品名仕入補充
入庫
補充
出庫
売上在庫
売り場X2 900001 00000100000 00001商品A(売り場X用)0200200
売り場Y2 900002 00000200000 00002商品A(売り場Y用)0100100
物流倉庫(なし)S-12345678商品A(仕入状態)100030070

つまり、物流倉庫から店舗に補充されたときに、在庫移動によって商品をPOS用に変換していると考えていただけるとわかりやすいです。このように設定すると、売り場(=部門)ごとの在庫管理が実現できます。

なお、棚卸についても同様に、部門別に棚卸しをカウントすることが可能です。詳しくはこちらをご覧ください。

上記の設例では、仕入品「商品A(仕入状態)」を「商品A(売り場X用)」と「商品A(売り場Y用)」のように売り場別に分けて商品登録し、売り場ごとの在庫数量を管理できるようにしましたが、これとは反対に売り場で異なる商品を販売してもひとつの仕入品の在庫数量として合計して管理したい場合にもdPackは対応しています。詳しくはこちらをご覧ください

また、POSに登録した商品を部門ごとに別商品として登録したものの、売上高はやっぱりひとつの商品として売上合計で見たいという場合にも、dPackの売上分析機能を駆使して実現することができます。詳しくはこちらをご覧ください。

任意の時間帯を設定して売上分析を集計したい

dPackでは売上分析の機能のひとつに「時間帯別の集計」をする機能があります。時間帯というのは12時台、13時台などの1時間ごとの集計だけでなく、昼営業の営業時間帯や夕方だけの時間帯など任意の時間帯を設定して自由に集計することができます。

集計の対象となる時刻はレシートに含まれる時刻を基準にしており、会計時の時刻と初回オーダー時の時刻の2種類で集計することができます。会計時の時刻を基準に集計すると店内滞留後になってしまいますが、初回オーダー時での集計は、来店時刻に近い集計をしたいときに便利です。

ここでは、時間帯の登録方法と、その集計結果を部門別に照会する方法をご説明します。

(動画での操作方法は下記をご覧ください)

(1)時間帯の登録

dPackで任意の時間帯を登録するには、時間帯マスタを使用します。

時間帯マスタで登録された時間帯の定義(ルール)は、売上分析画面で指定することができます。つまり、時間帯マスタでは「任意の時間帯」をさらに数種類持たせることができるということです。昼営業と夜営業の担当者が異なる場合には、昼営業を1時間ごとに細分化して夜は合計で良いという集計が可能ですし、その逆も可能です。

時間帯の定義が複数設定できるので、分析画面で見たい定義を目的に応じて切り替えすることができます。

それでは、営業時間帯を設定してみます。
メインメニュー > マスタ管理 > 分析関係 > 時間帯一覧の順に画面を進めて、「新規登録」を押します。

次の画面「時間帯マスタ種類」で時間帯マスタの名前を登録します。売上分析画面で時間帯種類を選択指定するときにこの名称を一覧から選択するのに使用します。ここでは「営業時間帯」という名称で登録しました。

次に、任意の時間帯を登録します。

時間帯一覧の画面に戻ると、新しく「営業時間帯」という時間帯種類名が表示されていて、その「時間帯数」がゼロになっているのが見えるでしょう。

これは、まだ何も時間帯の定義が登録されていないことを示しています。

そこに、次のように時間帯の定義を登録したいと思います。お昼の時間帯だけ1時間ごとの売上数量と売上高を集計し、それ以外の時間帯はその営業時間帯の合計だけで良いという事例です。

   昼11時台 昼12時台 昼13時台 
部門売数売上高売数売上高売数売上高売数売上高売数売上高
料理99999999999999999999999999999999999
ドリンク99999999999999999999999999999999999

さきほど確認した「時間帯数」の「ゼロ」をクリックして、「新規登録」から「時間帯マスタ」の登録画面に進みます。

この入力例は、昼の11時台を登録している入力例です。上の画面の時間指定の入力例は11時00分から12時00分までという意味です。

これで11時台の集計が行えるようになります。

同じように、任意の時間帯を複数登録を繰り返します。このとき、時間帯が重複しないように気をつけてください。1日の合計金額と違算が出る可能性があります。

(2)売上分析画面での時間帯の指定

ここまでで時間帯の設定ができました。そこで、売上分析の時間帯別分析画面を確認してみましょう。

メインメニュー > 分析 > 売上分析メニュー > 部門別メニュー > 売上(時間帯別)と進みます。

画面上部の検索条件指定画面にて、「時間帯」という条件指定欄に「営業時間帯」が新しく登録されているのが確認できますので、これを指定します。

この状態で検索ボタンを押すと、指定された任意の時間帯で売上集計画面が表示されました。

時間帯を選択する欄の右側にあるマークを押すと、時間帯の基準になる時刻を変更することもできます。